Gisella Elmira Porras Palomino
Código: 029056-E
E-mail: pocahontas1684@hotmail.com
Facultad de Ingenieria Industrial y de Sistemas
Estudiante de Ing. de Sistemas
Curso: Administración de Centros de Información
Prof. Ing. Cesar Vilchez
martes, 13 de marzo de 2007
Implementación de SAP
Una implementación será más complicada a medida que el conjunto de gente que está involucrada no esté convencida de que la labor que desempeña resultará en un beneficio común, mientras menos habilidad tengan, y su disposición al trabajar en equipo.
Antes de iniciar un proyecto, es importante crear dos equipos: el equipo de implementación que estará formado por 1) usuarios “expertos” es decir, gente que tiene conocimiento a profundidad de los procesos de su área, 2) jefes de módulo, cuyo cargo les permite tomar decisiones en relación con cambios en los procesos de un departamento dado.
El segundo equipo es el equipo de administración del cambio (que suele integrarse de personal del departamento de recursos humanos o relaciones industriales) que transmita lo que está sucediendo, cambios y decisiones que se tomen, así como también deben ser catalizadores del cambio, logrando la participación de los empleados en las actividades necesarias para la implementación (como recolección de la información, pruebas de proceso, entrenamiento y puesta en marcha). El objetivo para el cual este departamento debe trabajar es para lograr que la operación del ERP que se ha escogido se logre de manera exitosa en el tiempo designado. No sólo se encargarán de integrar a los empleados sino también al equipo de implementación. Lo anterior se logra con actividades de integración, boletines y encuestas por citar algunos medios.
El concepto “trabajo en equipo” es sumamente importante. Los departamentos de las empresas antes de un ERP tienden a ser autónomos y por ende, celosos de su información, sin embargo, la visión del ERP de ver a una empresa como una serie de procesos que comparten recursos hace necesaria la participación grupal y la buena comunicación interdepartamental.
Una vez establecidos los resultados esperados y creados los equipos correspondientes, es prudente solicitar una presentación por parte de las empresas que se encargarían de realizar la implementación. Es muy importante señalar que si bien las compañías fabricantes de los distintos ERP comercializa a su vez dichos sistemas, también existen compañías consultoras (que por lo general tienen convenio con uno o varios fabricantes) que cuentan con consultores certificados en uno o más productos. Las ventajas de escoger directamente al fabricante del producto parecen obvias: se percibe mayor seguridad y una implementación más rápida debido a que “si ellos lo fabricaron, conocen perfectamente el producto”; sin embargo, el producto no lo es todo y debe colocarse en un servidor de una marca determinada (Sun, HP, Compaq, etc.), al cual debe acoplarse un sistema de base de datos determinado (Informix, Oracle, SQL Server, Adabas, etc.) que pueda ejecutarse además en un sistema operativo dado (Windows 2000, Solaris, Linux, AS/400 etc.). Esos tres elementos se escogen de acuerdo con las políticas o preferencias del cliente, ya que de hecho, es política de los proveedores de ERP no recomendar una plataforma específica, para evitar favorecer a un proveedor en especial. Algunos proveedores de equipo, tales como HP y Compaq realizan también implementaciones ERP, con la ventaja del respaldo del equipo que adquieren, que usualmente representa una inversión demasiado costosa para no ser tomada en cuenta.
Una vez realizada la presentación de los distintos ERP a considerar y seleccionado el proveedor encargado de la implementación, debe determinarse el alcance del proyecto y si éste sucederá en etapas. Después de ésto, el equipo de implementación se dividirá en los diferentes módulos que vayan a implementarse. Al equipo de personas encargadas del área de desarrollo y tecnología se le llama Equipo de Tecnología y al equipo de personas encargados de los procesos operativos se le llama Equipo Funcional. Estos dos equipos, junto con el equipo de administración del cambio (del cual se ha hablado anteriormente) quedan bajo la responsabilidad de un Administrador del Proyecto, quien se encargará de informar a los directores de los diversos departamentos de la empresa, de los avances del proyecto. El proveedor de consultoría, es decir, la empresa encargada de la implementación del sistema creará un equipo con una estructura equivalente a la de su cliente, aunque no tan numerosa.
Hay un alto porcentaje de empresas que no terminan su implementación a tiempo o bien que no obtienen los resultados esperados. Esto se debe a:
Falta de un equipo de administración del cambio. Una idea errónea es que el crear este equipo es inútil, sin embargo su misión es muy clara: ser catalizadores para que los empleados se mantengan informados, participen en las actividades que se requieran y que la transición se realice de la manera más sutil posible.
Falta de comunicación con todos los niveles del organigrama. Dado que los usuarios de un ERP se colocan a diferentes niveles de la jerarquía organizacional, es importante que todos estén enterados de los nuevos procesos y políticas. La falta de comunicación genera incertidumbre en los empleados y ansiedad, haciéndolos pensar que el no estar al tanto significa no ser partícipe del proyecto y por consecuencia, les presenta la posibilidad de abandonar la empresa.
Falta de capacitación suficiente. Si bien un ERP puede implantarse en cualquier empresa sin importar su tamaño ni giro, es de esperarse que a mayor cantidad de empleados, mayor es la complejidad de la transición de la tecnología actual (que a veces es inexistente) a una implementación de este tipo, por lo cual es muy importante tener una buena estrategia de capacitación. Por lo general, se asigna a un grupo de personas en mandos medios para ser capacitados por el equipo de implementación (que son los que tienen todo el conocimiento de “cómo se hacía” y “cómo se hace ahora”). De esa manera, se garantiza que la capacitación se realice en grupos pequeños y se extienda de manera rápida..
Pobre dimensionamiento de equipo. Un problema común es la falta de orientación por parte de la compañía implementadora con respecto a la carga que representa para el servidor, el uso del sistema. Con frecuencia, la empresa inicia pensando en hacer accesible el ERP a un número limitado de usuarios y con base en esto se efectúa un cálculo de los recursos (dimensionamiento) del equipo de cómputo a utilizarse, cuando en la realidad el sistema debe ser accesado por un número mayor de usuarios. Como consecuencia el sistema se vuelve lento y causa descontento, entre los usuarios por la aparente ineficiencia del nuevo sistema y en la gerencia al no ver los resultados que ellos esperaban ante la magnitud de la inversión que representó la implementación.
Antes de iniciar un proyecto, es importante crear dos equipos: el equipo de implementación que estará formado por 1) usuarios “expertos” es decir, gente que tiene conocimiento a profundidad de los procesos de su área, 2) jefes de módulo, cuyo cargo les permite tomar decisiones en relación con cambios en los procesos de un departamento dado.
El segundo equipo es el equipo de administración del cambio (que suele integrarse de personal del departamento de recursos humanos o relaciones industriales) que transmita lo que está sucediendo, cambios y decisiones que se tomen, así como también deben ser catalizadores del cambio, logrando la participación de los empleados en las actividades necesarias para la implementación (como recolección de la información, pruebas de proceso, entrenamiento y puesta en marcha). El objetivo para el cual este departamento debe trabajar es para lograr que la operación del ERP que se ha escogido se logre de manera exitosa en el tiempo designado. No sólo se encargarán de integrar a los empleados sino también al equipo de implementación. Lo anterior se logra con actividades de integración, boletines y encuestas por citar algunos medios.
El concepto “trabajo en equipo” es sumamente importante. Los departamentos de las empresas antes de un ERP tienden a ser autónomos y por ende, celosos de su información, sin embargo, la visión del ERP de ver a una empresa como una serie de procesos que comparten recursos hace necesaria la participación grupal y la buena comunicación interdepartamental.
Una vez establecidos los resultados esperados y creados los equipos correspondientes, es prudente solicitar una presentación por parte de las empresas que se encargarían de realizar la implementación. Es muy importante señalar que si bien las compañías fabricantes de los distintos ERP comercializa a su vez dichos sistemas, también existen compañías consultoras (que por lo general tienen convenio con uno o varios fabricantes) que cuentan con consultores certificados en uno o más productos. Las ventajas de escoger directamente al fabricante del producto parecen obvias: se percibe mayor seguridad y una implementación más rápida debido a que “si ellos lo fabricaron, conocen perfectamente el producto”; sin embargo, el producto no lo es todo y debe colocarse en un servidor de una marca determinada (Sun, HP, Compaq, etc.), al cual debe acoplarse un sistema de base de datos determinado (Informix, Oracle, SQL Server, Adabas, etc.) que pueda ejecutarse además en un sistema operativo dado (Windows 2000, Solaris, Linux, AS/400 etc.). Esos tres elementos se escogen de acuerdo con las políticas o preferencias del cliente, ya que de hecho, es política de los proveedores de ERP no recomendar una plataforma específica, para evitar favorecer a un proveedor en especial. Algunos proveedores de equipo, tales como HP y Compaq realizan también implementaciones ERP, con la ventaja del respaldo del equipo que adquieren, que usualmente representa una inversión demasiado costosa para no ser tomada en cuenta.
Una vez realizada la presentación de los distintos ERP a considerar y seleccionado el proveedor encargado de la implementación, debe determinarse el alcance del proyecto y si éste sucederá en etapas. Después de ésto, el equipo de implementación se dividirá en los diferentes módulos que vayan a implementarse. Al equipo de personas encargadas del área de desarrollo y tecnología se le llama Equipo de Tecnología y al equipo de personas encargados de los procesos operativos se le llama Equipo Funcional. Estos dos equipos, junto con el equipo de administración del cambio (del cual se ha hablado anteriormente) quedan bajo la responsabilidad de un Administrador del Proyecto, quien se encargará de informar a los directores de los diversos departamentos de la empresa, de los avances del proyecto. El proveedor de consultoría, es decir, la empresa encargada de la implementación del sistema creará un equipo con una estructura equivalente a la de su cliente, aunque no tan numerosa.
Hay un alto porcentaje de empresas que no terminan su implementación a tiempo o bien que no obtienen los resultados esperados. Esto se debe a:
Falta de un equipo de administración del cambio. Una idea errónea es que el crear este equipo es inútil, sin embargo su misión es muy clara: ser catalizadores para que los empleados se mantengan informados, participen en las actividades que se requieran y que la transición se realice de la manera más sutil posible.
Falta de comunicación con todos los niveles del organigrama. Dado que los usuarios de un ERP se colocan a diferentes niveles de la jerarquía organizacional, es importante que todos estén enterados de los nuevos procesos y políticas. La falta de comunicación genera incertidumbre en los empleados y ansiedad, haciéndolos pensar que el no estar al tanto significa no ser partícipe del proyecto y por consecuencia, les presenta la posibilidad de abandonar la empresa.
Falta de capacitación suficiente. Si bien un ERP puede implantarse en cualquier empresa sin importar su tamaño ni giro, es de esperarse que a mayor cantidad de empleados, mayor es la complejidad de la transición de la tecnología actual (que a veces es inexistente) a una implementación de este tipo, por lo cual es muy importante tener una buena estrategia de capacitación. Por lo general, se asigna a un grupo de personas en mandos medios para ser capacitados por el equipo de implementación (que son los que tienen todo el conocimiento de “cómo se hacía” y “cómo se hace ahora”). De esa manera, se garantiza que la capacitación se realice en grupos pequeños y se extienda de manera rápida..
Pobre dimensionamiento de equipo. Un problema común es la falta de orientación por parte de la compañía implementadora con respecto a la carga que representa para el servidor, el uso del sistema. Con frecuencia, la empresa inicia pensando en hacer accesible el ERP a un número limitado de usuarios y con base en esto se efectúa un cálculo de los recursos (dimensionamiento) del equipo de cómputo a utilizarse, cuando en la realidad el sistema debe ser accesado por un número mayor de usuarios. Como consecuencia el sistema se vuelve lento y causa descontento, entre los usuarios por la aparente ineficiencia del nuevo sistema y en la gerencia al no ver los resultados que ellos esperaban ante la magnitud de la inversión que representó la implementación.
El Costo de Implementar SAP
La implementación de SAP R/3 comprende los siguientes costos (Welti, 1999):
Costo del Hardware
Costo del software (R/3)
Costo de software no-SAP (sistema operativo, software de respaldo) y hardware adicional (equipo de lectura de código de barras).
Costo de la Implementación de procesos
Costo de entrenamiento de los operadores
Costo de mantenimiento del sistema
Costo de oportunidad por fallas de sistema.
Costo de actualización periódica del sistema.
Costo de Hardware:
SAP R/3 requiere de un equipo de cómputo adecuado para poder funcionar, esto implica servidores poderosos y buenas estaciones de trabajo. Entre las marcas de hardware que SAP considera “partners” o socios de negocios, se encuentran: COMPAQ, IBM, HP y SUN.
Costo de Software:
SAP R/3 software está patentado y únicamente se adquiere a través de SAP Alemania. Al momento de adquirirlo, se especifica la versión, qué módulos se implantarán y el número de licencias necesarias.
Costo de hardware y software adicional
En ocasiones es necesario comprar algún software adicional como por ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP, o comprar algún hardware adicional como sería una pistola lectora de código de barras.
Costo de la implementación de los procesos:
Este costo consiste en:
Costo de ayuda experta
Costo de suplir al personal de la empresa que se encuentre dedicado al 100% en el proyecto
Costo de distraer personal de la empresa para trabajar con los expertos en sesiones esporádicas.
Capacitación del personal.
Pruebas del sistema
Documentación
Costo de capacitación:
El costo de capacitación es elevado en el período de implementación del programa, y debe ser simultáneo, más aún la capacitación debe continuar aún después del período de implementación.
Costo de mantenimiento:
El sistema requiere mantenimiento y es necesario personal capacitado para este fin de lo contrario se corre el riesgo de detener la operación por un período de tiempo prolongado.
Costo de oportunidad por fallas del sistema
Por ser un sistema integrado, una falla en el sistema no permitirá la operación normal, provocando pérdidas probables en ventas o en otros procesos de la empresa
Costo de actualizaciones periódicas del sistema
SAP es un sistema en evolución constante por lo que para poder obtener los máximos beneficios es necesario contar con todas las actualizaciones.
Costo del Hardware
Costo del software (R/3)
Costo de software no-SAP (sistema operativo, software de respaldo) y hardware adicional (equipo de lectura de código de barras).
Costo de la Implementación de procesos
Costo de entrenamiento de los operadores
Costo de mantenimiento del sistema
Costo de oportunidad por fallas de sistema.
Costo de actualización periódica del sistema.
Costo de Hardware:
SAP R/3 requiere de un equipo de cómputo adecuado para poder funcionar, esto implica servidores poderosos y buenas estaciones de trabajo. Entre las marcas de hardware que SAP considera “partners” o socios de negocios, se encuentran: COMPAQ, IBM, HP y SUN.
Costo de Software:
SAP R/3 software está patentado y únicamente se adquiere a través de SAP Alemania. Al momento de adquirirlo, se especifica la versión, qué módulos se implantarán y el número de licencias necesarias.
Costo de hardware y software adicional
En ocasiones es necesario comprar algún software adicional como por ejemplo una herramienta para controlar mejor un proceso y adaptarlo a SAP, o comprar algún hardware adicional como sería una pistola lectora de código de barras.
Costo de la implementación de los procesos:
Este costo consiste en:
Costo de ayuda experta
Costo de suplir al personal de la empresa que se encuentre dedicado al 100% en el proyecto
Costo de distraer personal de la empresa para trabajar con los expertos en sesiones esporádicas.
Capacitación del personal.
Pruebas del sistema
Documentación
Costo de capacitación:
El costo de capacitación es elevado en el período de implementación del programa, y debe ser simultáneo, más aún la capacitación debe continuar aún después del período de implementación.
Costo de mantenimiento:
El sistema requiere mantenimiento y es necesario personal capacitado para este fin de lo contrario se corre el riesgo de detener la operación por un período de tiempo prolongado.
Costo de oportunidad por fallas del sistema
Por ser un sistema integrado, una falla en el sistema no permitirá la operación normal, provocando pérdidas probables en ventas o en otros procesos de la empresa
Costo de actualizaciones periódicas del sistema
SAP es un sistema en evolución constante por lo que para poder obtener los máximos beneficios es necesario contar con todas las actualizaciones.
El ERP de SAP: R/3
El mercado ofrece a las empresas opciones que varían no sólo en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responda las siguientes preguntas: ¿Cuál es el resultado que se espera? ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo? ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos? ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
Entre los ERP más conocidos se encuentran: JD Edwards (Estados Unidos), Baan (Holanda), Oracle (Estados Unidos) y R/3 (Alemania). Este último es más conocido por el nombre de la compañía que lo produce: SAP.
SAP se funda en los años 70. Su nombre se forma con las siglas en alemán: “Sistemas, Aplicaciones y Procesamiento de datos”. Actualmente ocupa el tercer lugar de ventas a nivel mundial, aunque es el más conocido. El primer producto que SAP desarrolló, fue comercializado bajo el nombre R/2. El dos significa los “niveles” en los que se implantaba el sistema: 1) servidor 2) cliente. El sistema junto con la base de datos (conteniendo la información generada por los procesos de la empresa) se encontraban instalados en una computadora central o servidor, mientras que los usuarios se conectaban al sistema utilizando un programa especial en sus computadoras personales, las cuales se vinculaban al servidor por medio de una red. Ese programa especial se denomina cliente, como se cita en www.service.sap.com
Siguiendo la evolución normal de cualquier sistema y atendiendo a las necesidades de sus clientes, en la década de los 80, el R/2 se mejora para dar como resultado el R/3; el número 3, indicativo de que ahora el sistema opera en tres niveles o capas: 1) servidor de base de datos, 2) servidor de aplicación (donde residirá el programa exclusivamente) y 3) cliente.
Particular al caso de SAP, esta empresa cuenta con una red de soporte técnico o “helpdesk” con presencia internacional y jerarquizada en tres niveles: nivel local, es aquel localizado en el mismo país que el cliente y tiene un horario limitado; nivel regional, atendiendo a varios equipos de soporte de nivel local y ofreciendo servicio donde el primer nivel no existe. Aunque su horario también es limitado, en conjunto, por su ubicación geográfica, ofrecen servicio las 24 horas. Por último se encuentra el soporte a nivel desarrollo que es directamente el equipo de personas involucradas con el desarrollo y modificaciones a R/3.
Soporte Local - México, Canadá, Colombia
Soporte Regional (en América) - México y Centroamérica (ubicado en Ciudad de México), Américas (ubicado en Foster City, Estados Unidos pero que proporciona soporte a toda América), Asia (ubicado en Singapur), Andina (ubicada originalmente en Venezuela pero se encuentra en proceso de mudarse a Puerto Rico) y Argentina (para el cono Sur).
Soporte Desarrollo - Alemania.
Existen varias prioridades para clasificar los diferentes problemas que se presentan en la implementación y en la operación de R/3, dependiendo del daño que representen, así, un problema de prioridad media podría paralizar una parte de un proceso que puede efectuarse de otra manera mientras que un problema de prioridad muy alta (o prioridad 1) paraliza la operación, por lo que la empresa deja de producir e incurre en pérdidas financieras. En estos casos, el soporte se efectúa en los centros regionales y el de desarrollo y cuenta con atención las 24 horas del día, incluyendo fines de semana y días festivos.
Además de una estructura robusta de soporte, es importante mencionar la modularidad del sistema. A menudo una empresa está interesada en implementar todos los módulos para poder controlar la totalidad de sus procesos, resultando en un cambio que debe planificarse en varias etapas. Lo más común es implementar los módulos básicos en una primera etapa y continuar (en una segunda etapa) con la adición del área de recursos humanos, que incluye el control de la nómina. Los módulos básicos son: SD (Sales & Distribution) que representa la fuerza de ventas desde el momento que se genera un pedido e incluye la planificación de la distribución del producto, MM (Material Management) que se encarga del manejo de los inventarios. Aunque este módulo abarca parte del manejo de almacenes, plantas de producción y la producción en sí, existen submódulos especializados para tal efecto: WM (Warehouse Management), PM (Plant Management) y PP (Production Planning) respectivamente. FI (Finance), CO (Controlling) y TR (Treasury) forman la estructura financiera, de costos y tesorería respectivamente. Asimismo, por la parte tecnológica se encuentran el módulo Basis y el módulo de Desarrollo (también denominado ABAP). El módulo Basis (o “base” como se le denomina con frecuencia) se encarga de asegurar el funcionamiento adecuado por parte del sistema, logrando la simbiosis de equipo, sistema operativo, aplicación, base de datos, redes y clientes.
R/3 se instala en un ambiente distribuido, es decir, se instala tres veces en uno o más servidores, de manera que se tengan ambientes dedicados a una función. Así, se tiene una instalación dedicada al desarrollo y configuración de la funcionalidad (DEV), otro para probar la interacción de una configuración con los demás módulos (QAS). A su vez, este ambiente puede ser utilizado para proporcionar entrenamiento. El tercer ambiente es el de producción (PRD) donde se plasma la operación de la empresa, ya que contiene información real y “en vivo”. Una mala administración de este servidor o bien la negligencia en cuanto la seguridad pertinente a este ambiente puede ocasionar pérdida de información, retraso en la operación y pérdidas financieras, por ello, la administración de los cambios que se realizan a través de los ambientes es de vital importancia.
A pesar de que R/3 es un sistema bastante completo, y que como principio básico es la empresa la que debe adaptarse al sistema y no viceversa, en ocasiones es necesario expandir la funcionalidad provista a un nivel no contenido por el sistema e inclusive a veces se requiere la creación de nueva funcionalidad. R/3 provee los medios para que lo anterior suceda, ya que incluye su propio lenguaje de programación, denominado ABAP/4. Para modificar o crear nuevos subprogramas dentro de R/3 es necesario no sólo el conocimiento técnico, sino una licencia otorgada por SAP, denominada “llave de desarrollador” sin la que cualquier esfuerzo de modificación resulta en vano (www.service.sap.com)
Adicional a los módulos de funcionalidad, SAP provee Soluciones de Industria o IS (Industry Solutions), es decir, módulos externos especializados a una industria específica, tales como IS-OIL para empresas petroleras, IS-Utilities para empresas proveedoras de servicios básicos como agua y energía eléctrica, IS-Retail para ventas al detalle IS-Media para medios masivos como periódicos, televisoras y emisoras de radio. (www. sap.com)
Entre los ERP más conocidos se encuentran: JD Edwards (Estados Unidos), Baan (Holanda), Oracle (Estados Unidos) y R/3 (Alemania). Este último es más conocido por el nombre de la compañía que lo produce: SAP.
SAP se funda en los años 70. Su nombre se forma con las siglas en alemán: “Sistemas, Aplicaciones y Procesamiento de datos”. Actualmente ocupa el tercer lugar de ventas a nivel mundial, aunque es el más conocido. El primer producto que SAP desarrolló, fue comercializado bajo el nombre R/2. El dos significa los “niveles” en los que se implantaba el sistema: 1) servidor 2) cliente. El sistema junto con la base de datos (conteniendo la información generada por los procesos de la empresa) se encontraban instalados en una computadora central o servidor, mientras que los usuarios se conectaban al sistema utilizando un programa especial en sus computadoras personales, las cuales se vinculaban al servidor por medio de una red. Ese programa especial se denomina cliente, como se cita en www.service.sap.com
Siguiendo la evolución normal de cualquier sistema y atendiendo a las necesidades de sus clientes, en la década de los 80, el R/2 se mejora para dar como resultado el R/3; el número 3, indicativo de que ahora el sistema opera en tres niveles o capas: 1) servidor de base de datos, 2) servidor de aplicación (donde residirá el programa exclusivamente) y 3) cliente.
Particular al caso de SAP, esta empresa cuenta con una red de soporte técnico o “helpdesk” con presencia internacional y jerarquizada en tres niveles: nivel local, es aquel localizado en el mismo país que el cliente y tiene un horario limitado; nivel regional, atendiendo a varios equipos de soporte de nivel local y ofreciendo servicio donde el primer nivel no existe. Aunque su horario también es limitado, en conjunto, por su ubicación geográfica, ofrecen servicio las 24 horas. Por último se encuentra el soporte a nivel desarrollo que es directamente el equipo de personas involucradas con el desarrollo y modificaciones a R/3.
Soporte Local - México, Canadá, Colombia
Soporte Regional (en América) - México y Centroamérica (ubicado en Ciudad de México), Américas (ubicado en Foster City, Estados Unidos pero que proporciona soporte a toda América), Asia (ubicado en Singapur), Andina (ubicada originalmente en Venezuela pero se encuentra en proceso de mudarse a Puerto Rico) y Argentina (para el cono Sur).
Soporte Desarrollo - Alemania.
Existen varias prioridades para clasificar los diferentes problemas que se presentan en la implementación y en la operación de R/3, dependiendo del daño que representen, así, un problema de prioridad media podría paralizar una parte de un proceso que puede efectuarse de otra manera mientras que un problema de prioridad muy alta (o prioridad 1) paraliza la operación, por lo que la empresa deja de producir e incurre en pérdidas financieras. En estos casos, el soporte se efectúa en los centros regionales y el de desarrollo y cuenta con atención las 24 horas del día, incluyendo fines de semana y días festivos.
Además de una estructura robusta de soporte, es importante mencionar la modularidad del sistema. A menudo una empresa está interesada en implementar todos los módulos para poder controlar la totalidad de sus procesos, resultando en un cambio que debe planificarse en varias etapas. Lo más común es implementar los módulos básicos en una primera etapa y continuar (en una segunda etapa) con la adición del área de recursos humanos, que incluye el control de la nómina. Los módulos básicos son: SD (Sales & Distribution) que representa la fuerza de ventas desde el momento que se genera un pedido e incluye la planificación de la distribución del producto, MM (Material Management) que se encarga del manejo de los inventarios. Aunque este módulo abarca parte del manejo de almacenes, plantas de producción y la producción en sí, existen submódulos especializados para tal efecto: WM (Warehouse Management), PM (Plant Management) y PP (Production Planning) respectivamente. FI (Finance), CO (Controlling) y TR (Treasury) forman la estructura financiera, de costos y tesorería respectivamente. Asimismo, por la parte tecnológica se encuentran el módulo Basis y el módulo de Desarrollo (también denominado ABAP). El módulo Basis (o “base” como se le denomina con frecuencia) se encarga de asegurar el funcionamiento adecuado por parte del sistema, logrando la simbiosis de equipo, sistema operativo, aplicación, base de datos, redes y clientes.
R/3 se instala en un ambiente distribuido, es decir, se instala tres veces en uno o más servidores, de manera que se tengan ambientes dedicados a una función. Así, se tiene una instalación dedicada al desarrollo y configuración de la funcionalidad (DEV), otro para probar la interacción de una configuración con los demás módulos (QAS). A su vez, este ambiente puede ser utilizado para proporcionar entrenamiento. El tercer ambiente es el de producción (PRD) donde se plasma la operación de la empresa, ya que contiene información real y “en vivo”. Una mala administración de este servidor o bien la negligencia en cuanto la seguridad pertinente a este ambiente puede ocasionar pérdida de información, retraso en la operación y pérdidas financieras, por ello, la administración de los cambios que se realizan a través de los ambientes es de vital importancia.
A pesar de que R/3 es un sistema bastante completo, y que como principio básico es la empresa la que debe adaptarse al sistema y no viceversa, en ocasiones es necesario expandir la funcionalidad provista a un nivel no contenido por el sistema e inclusive a veces se requiere la creación de nueva funcionalidad. R/3 provee los medios para que lo anterior suceda, ya que incluye su propio lenguaje de programación, denominado ABAP/4. Para modificar o crear nuevos subprogramas dentro de R/3 es necesario no sólo el conocimiento técnico, sino una licencia otorgada por SAP, denominada “llave de desarrollador” sin la que cualquier esfuerzo de modificación resulta en vano (www.service.sap.com)
Adicional a los módulos de funcionalidad, SAP provee Soluciones de Industria o IS (Industry Solutions), es decir, módulos externos especializados a una industria específica, tales como IS-OIL para empresas petroleras, IS-Utilities para empresas proveedoras de servicios básicos como agua y energía eléctrica, IS-Retail para ventas al detalle IS-Media para medios masivos como periódicos, televisoras y emisoras de radio. (www. sap.com)
Arquitectura Empresarial
La arquitectura empresarial describe a la empresa como una estructura coherente. La arquitectura documenta el estado actual de la organización, el estado deseado y la brecha entre ambos. El modelo de arquitectura de sistemas no debe ser visto como una cápsula. Las características de la arquitectura deben haber sido consecuencia de un análisis del negocio del cual se partirá para determinar la Estrategia de Sistemas.
Estrategia de Sistemas
La estrategia sistemas emplea cuatro perspectivas para disminuir la brecha entre las necesidades de la empresa y la tecnología.
Estas perspectivas describen los procesos necesarios para alcanzar las metas corporativas.
-Negocio.
-Información.
-Aplicaciones.
-Tecnología.
Cada perspectiva describe el estado actual, el estado futuro y la brecha entre ambos. La meta es tomar decisiones estratégicas efectivas en el área de información tecnológica. Es importante no perder de vista que la tecnología es sólo un subsistema del sistema conocido como negocio. Es de suma importancia que la dirección general coordine todos los factores y recursos que intervienen en el sistema. El grado de éxito será logrado en la medida que estos factores y recursos interactúen adecuadamente. Como todo proceso, la estrategia de sistemas puede ser medida y controlada, la mejora en el proceso de implementación de soluciones para el negocio es uno de los beneficios de ver la estrategia como un flujo o proceso.
Al final se tiene una base de procesos para la parte tecnológica de esta manera el conocimiento se incorpora al negocio. Con esta metodología se cumple la meta de alinear la tecnología a las necesidades del negocio.
Estrategia de Sistemas
La estrategia sistemas emplea cuatro perspectivas para disminuir la brecha entre las necesidades de la empresa y la tecnología.
Estas perspectivas describen los procesos necesarios para alcanzar las metas corporativas.
-Negocio.
-Información.
-Aplicaciones.
-Tecnología.
Cada perspectiva describe el estado actual, el estado futuro y la brecha entre ambos. La meta es tomar decisiones estratégicas efectivas en el área de información tecnológica. Es importante no perder de vista que la tecnología es sólo un subsistema del sistema conocido como negocio. Es de suma importancia que la dirección general coordine todos los factores y recursos que intervienen en el sistema. El grado de éxito será logrado en la medida que estos factores y recursos interactúen adecuadamente. Como todo proceso, la estrategia de sistemas puede ser medida y controlada, la mejora en el proceso de implementación de soluciones para el negocio es uno de los beneficios de ver la estrategia como un flujo o proceso.
Al final se tiene una base de procesos para la parte tecnológica de esta manera el conocimiento se incorpora al negocio. Con esta metodología se cumple la meta de alinear la tecnología a las necesidades del negocio.
ERP
Una empresa cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que las empresas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa). Un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.
Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma[1] existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.
[1] Se habla de una plataforma al referirse a la combinación de sistema operativo, base de datos y marca de hardware sobre la cual se instala una aplicación determinada.
Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables:
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.
Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.
Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma[1] existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.
[1] Se habla de una plataforma al referirse a la combinación de sistema operativo, base de datos y marca de hardware sobre la cual se instala una aplicación determinada.
¿Qué es la tecnología de la información?
Es necesario establecer que la tecnología de la información (TI) se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1).
La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).
Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores (Alter, 1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.
Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez másimportante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema deinformación de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manerainmediata o a largo plazo.En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factoressiendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando encuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como unainvestigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.Investigación preliminar
La investigación preliminar abarcará aspectos como internos y externos de laempresa, es aquí el momento de definir quienes somos en este momento y a dondequeremos llegar, quién es mi competencia directa e indirecta, como está laempresa en relación a sus competidores, cómo lo hacen los demás?El conocimiento general de la empresa se da en este punto.Estudio de factibilidad
El estudio de factibilidad permitirá a al empresa evaluar factores como:recursos financieros, materiales y humanos, así como los tiempos que serequieren para la implementación del nuevo sistema. Se debe de ser totalmenteobjetivo y realista en este proceso ya que una información inadecuada en esteprimer paso se verá reflejada en el momento de poner a prueba el sistema y peoraún en el momento de estar operando y esperando resultados que tal vez nuncalleguen. En este punto es importante no olvidar el aspecto financiero nodejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. El aspectocualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y lavisión de la empresa.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se tomaránen cuenta en el proyecto y la importancia relativa de cada una de ellas. Unavez definidas las variables se procede a analizar las opciones que existen enel medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para determinar en queporcentaje cumplen cada una de las variables previamente definidas.Una de las opciones que generalmente se presentan en el área de sistemas deinformación es ¿lo hacemos en casa o lo compramos?, si lo compramos, quécompramos?Actualmente existe una gama muy amplia de sistemas de información desarrolladospara satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresa, si bien es ciertoque no están hechas “ a la medida de la empresa” algunos de estos sistemastienen la opción de hacer adaptaciones a sus reportes o a algunas pantallas yen el caso de sistemas ERP cuentan con su lenguaje de programación que permitecapacitar a una persona para poder hacer las modificaciones que se desee.Si se determina que se desarrollará un sistema a la medida, los siguientespasos serían un análisis y diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo yaque se deberán de destinar varias horas a: entrevistas con los usuarios,manuales de usuarios, programación y pruebas entre otras actividades.Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel primordial en la vida delas empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo (horas/hombre) yayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy diferente al delsimple proceso de datos u obtención de los mismos, pero la función principal yque puede ser más palpable por la administración de la empresa es la de tenerinformación fiable e inmediata, es decir, en tiempo y que sea de calidad. Uno de los elementos clave para una organización y también visto comoherramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información yque esta información pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada.
La tecnología de la Información (TI) está cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crédito, el pago electrónico de la nómina, entre otras funciones; es por eso que la función de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generación de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día determinado en realidad describía lo que había pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la información en el momento que se genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que también ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).
Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores (Alter, 1999). Este tipo de preeminencia competitiva puede traer consigo otro grupo de estrategias, como es el caso de un sistema flexible y las normas justo a tiempo, que permiten producir una variedad más amplia de productos a un precio más bajo y en menor tiempo que la competencia.
Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez másimportante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema deinformación de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manerainmediata o a largo plazo.En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factoressiendo uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se establecieron. De todo lo anterior es necesario hacer una planeación estratégica tomando encuenta las necesidades presentes y futuras de la empresa. Así como unainvestigación preliminar y estudio de factibilidad del proyecto que deseamos.Investigación preliminar
La investigación preliminar abarcará aspectos como internos y externos de laempresa, es aquí el momento de definir quienes somos en este momento y a dondequeremos llegar, quién es mi competencia directa e indirecta, como está laempresa en relación a sus competidores, cómo lo hacen los demás?El conocimiento general de la empresa se da en este punto.Estudio de factibilidad
El estudio de factibilidad permitirá a al empresa evaluar factores como:recursos financieros, materiales y humanos, así como los tiempos que serequieren para la implementación del nuevo sistema. Se debe de ser totalmenteobjetivo y realista en este proceso ya que una información inadecuada en esteprimer paso se verá reflejada en el momento de poner a prueba el sistema y peoraún en el momento de estar operando y esperando resultados que tal vez nuncalleguen. En este punto es importante no olvidar el aspecto financiero nodejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. El aspectocualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y lavisión de la empresa.
Al hacer un estudio de factibilidad se determinan las variables que se tomaránen cuenta en el proyecto y la importancia relativa de cada una de ellas. Unavez definidas las variables se procede a analizar las opciones que existen enel medio y estas opciones son sometidas al escrutinio para determinar en queporcentaje cumplen cada una de las variables previamente definidas.Una de las opciones que generalmente se presentan en el área de sistemas deinformación es ¿lo hacemos en casa o lo compramos?, si lo compramos, quécompramos?Actualmente existe una gama muy amplia de sistemas de información desarrolladospara satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresa, si bien es ciertoque no están hechas “ a la medida de la empresa” algunos de estos sistemastienen la opción de hacer adaptaciones a sus reportes o a algunas pantallas yen el caso de sistemas ERP cuentan con su lenguaje de programación que permitecapacitar a una persona para poder hacer las modificaciones que se desee.Si se determina que se desarrollará un sistema a la medida, los siguientespasos serían un análisis y diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo yaque se deberán de destinar varias horas a: entrevistas con los usuarios,manuales de usuarios, programación y pruebas entre otras actividades.Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel primordial en la vida delas empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo (horas/hombre) yayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy diferente al delsimple proceso de datos u obtención de los mismos, pero la función principal yque puede ser más palpable por la administración de la empresa es la de tenerinformación fiable e inmediata, es decir, en tiempo y que sea de calidad. Uno de los elementos clave para una organización y también visto comoherramienta competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información yque esta información pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada.
domingo, 4 de marzo de 2007
Tecnología Informática como Herramienta de Organización
Muchas empresas han seleccionado el cambio de aplicaciones como solución al problema del año 2000. Esta es solo una de las razones del crecimiento vertiginoso en el número de licencias que se han vendido e instalado de aplicaciones ya elaboradas para toda suerte de procesos, dado que el costo de arreglar o desarrollar de nuevo las aplicaciones supera el de adquirir e implementar unas nuevas.
Surge la oportunidad, bien sea por razones del Y2K o de simple cambio de aplicaciones, de efectuar cambios radicales en las empresas donde se está implementando este tipo de proyectos. La definición de "cambio radical" la tomamos de la época de la Reingeniería donde la disculpa era el aumento de competitividad para lo cual se requerían cambios drásticos (por encima del 50% de los procesos actuales).
Bajo la bandera de la Reingeniería se iniciaron muchos proyectos que fracasaron por falta de una tecnología subyacente que permitiera implementar los nuevos procesos, dejando así en la mesa de diseño muchas horas de trabajo de muchas personas dentro de la compañía.
Ahora se cambian los papeles: la tecnología se tiene que implementar para resolver otro problema técnico. No hay que convencer a la alta gerencia de que la "forma tradicional de hacer las cosas" ya no es apropiada para el nuevo esquema mundial de comercio. El problema técnico simplemente exige el cambio de aplicaciones, por lo menos en la mayoría de las empresas que tienen problemas para afrontar el cambio de milenio. Otro punto a favor, se tiene el aval de la alta gerencia para emprender el proyecto del año 2000.
Cuando se diseñan aplicaciones, se hace con el objetivo de distribuir el costo de desarrollo entre el mayor número de clientes posible, razón por la cual se hace un minucioso análisis de los procesos que debe tener una empresa "común" y son estos procesos, ayudados con facilidades de parametrización, los que terminan incluidos dentro de las aplicaciones que adquirimos. Por muy distinta que sea una empresa de otra, ejecuta procesos de Compra, Venta, Contabilización, manejo del recurso humano, atención de clientes, etc. Por lo tanto, las aplicaciones "empaquetadas" son apropiadas para resolver este tipo de funcionalidad dentro de una empresa.
Este esquema de diseño incorpora la mínima programación necesaria para ejecutar el común de los procesos. Por lo general se incorporan también lo que se conoce como "mejores prácticas" de tal manera que al implementar un proceso sugerido por el proveedor, pueda encajar dentro de un objetivo de optimización.
Las nuevas aplicaciones trae consigo toda una "filosofía" de trabajo que deberá ser absorbida por la empresa para poder explotar al máximo las bondades de las aplicaciones. Se debe aprovechar también para debatir procesos y actividades que en la actualidad se llevan a cabo y que no están incluidas en las nuevas aplicaciones. Esta es una buena indicación de que son procesos que no necesariamente agregan valor a nuestra empresa, permitiendo su eliminación.
Se debe aprovechar entonces la necesidad de cambiar, la asignación de presupuesto, el apoyo de la alta gerencia y la implementación de aplicaciones bajo "mejores prácticas" para darle un vuelco total a la compañía y realmente establecer su competitividad a las puertas del siglo XXI.
Surge la oportunidad, bien sea por razones del Y2K o de simple cambio de aplicaciones, de efectuar cambios radicales en las empresas donde se está implementando este tipo de proyectos. La definición de "cambio radical" la tomamos de la época de la Reingeniería donde la disculpa era el aumento de competitividad para lo cual se requerían cambios drásticos (por encima del 50% de los procesos actuales).
Bajo la bandera de la Reingeniería se iniciaron muchos proyectos que fracasaron por falta de una tecnología subyacente que permitiera implementar los nuevos procesos, dejando así en la mesa de diseño muchas horas de trabajo de muchas personas dentro de la compañía.
Ahora se cambian los papeles: la tecnología se tiene que implementar para resolver otro problema técnico. No hay que convencer a la alta gerencia de que la "forma tradicional de hacer las cosas" ya no es apropiada para el nuevo esquema mundial de comercio. El problema técnico simplemente exige el cambio de aplicaciones, por lo menos en la mayoría de las empresas que tienen problemas para afrontar el cambio de milenio. Otro punto a favor, se tiene el aval de la alta gerencia para emprender el proyecto del año 2000.
Cuando se diseñan aplicaciones, se hace con el objetivo de distribuir el costo de desarrollo entre el mayor número de clientes posible, razón por la cual se hace un minucioso análisis de los procesos que debe tener una empresa "común" y son estos procesos, ayudados con facilidades de parametrización, los que terminan incluidos dentro de las aplicaciones que adquirimos. Por muy distinta que sea una empresa de otra, ejecuta procesos de Compra, Venta, Contabilización, manejo del recurso humano, atención de clientes, etc. Por lo tanto, las aplicaciones "empaquetadas" son apropiadas para resolver este tipo de funcionalidad dentro de una empresa.
Este esquema de diseño incorpora la mínima programación necesaria para ejecutar el común de los procesos. Por lo general se incorporan también lo que se conoce como "mejores prácticas" de tal manera que al implementar un proceso sugerido por el proveedor, pueda encajar dentro de un objetivo de optimización.
Las nuevas aplicaciones trae consigo toda una "filosofía" de trabajo que deberá ser absorbida por la empresa para poder explotar al máximo las bondades de las aplicaciones. Se debe aprovechar también para debatir procesos y actividades que en la actualidad se llevan a cabo y que no están incluidas en las nuevas aplicaciones. Esta es una buena indicación de que son procesos que no necesariamente agregan valor a nuestra empresa, permitiendo su eliminación.
Se debe aprovechar entonces la necesidad de cambiar, la asignación de presupuesto, el apoyo de la alta gerencia y la implementación de aplicaciones bajo "mejores prácticas" para darle un vuelco total a la compañía y realmente establecer su competitividad a las puertas del siglo XXI.
Impacto de Tecnologías Informáticas
La tecnología informática y sus avances por si solos tienen poca relevancia si no son aplicables. Muchos de los nuevos descubrimientos e inventos terminan guardados como material de consulta y/o estudio simplemente porque, aunque brillante la idea, tiene poca utilidad. Dentro de las tecnologías también contemplamos algunos conceptos y/o metodologías que merecen también estar reseñadas como de alto impacto, como la arquitectura de información y la integración de aplicaciones; con el análisis del cómputo por demanda, RFID y WebServices.
Concentración de Datos (Data Hub)
Uno de los sueños del área de informática de las empresas ha sido tener datos consistentes y oportunos a través de diferentes tipos de sistemas. Una nueva arquitectura de datos conocida como data hub, o concentrador de datos, permite que este sueño se convierta en realidad. Los concentradores de datos identifican y limpian información duplicada de sistemas heterogéneos y luego concilian los datos a través de todos los sistemas fuente en forma continua, de tal manera que los usuarios y los sistemas parten de un único registro maestro.
Los concentradores de datos también mantienen tablas de referencias cruzadas a todos los sistemas fuente, de tal manera que la inteligencia del negocio se pueda manejar y compartir en forma centralizada. Esta tecnología le permite a las empresas que no pueden migrar a una sola arquitectura de aplicaciones, (como una solución completa de un proveedor, por ejemplo,) tener aplicaciones heredadas y soluciones de cara al cliente en sistemas separados y beneficiarse de un solo modelo de datos. La posibilidad de implementación de los data hubs en forma incremental, permite avanzar muy rápido hacia la obtención de resultados estratégicos, mientras se protege la inversión actual en tecnología informática.
Esta tecnología permitirá, en el corto plazo, que las empresas puedan generar profundos niveles de información sobre puntos de contacto con el cliente de tal manera que permita establecer estrategias diferenciadoras. La gran ventaja de sincronización automática de datos permite la oportunidad de la información.
Grid Computing (Computo en rejilla)
Una rejilla o parrilla es simplemente un conjunto se servidores, redes, y almacenamiento usado en forma coordinada y trabajando en conjunto para crear una gran disponibilidad de recursos de computo. Una parrilla se puede proveer en forma dinámica por demanda a varias aplicaciones y usuarios, de tal manera que le permite a las empresas alinear sus recursos ce TI a las necesidades del negocio. También permite el uso de servidores modulares de bajo costo y mejor administración de la infraestructura a la vez que garantiza el desempeño, disponibilidad y seguridad que requieren los usuarios.
El cómputo en rejilla se usó por primera vez a principios de los años setenta, cuando los equipos eran mainframes. Recientemente se ha utilizado el mismo concepto con PC's de bajo costo obteniendo beneficios importantes. Se espera un mejoramiento en las herramientas de desarrollo y administración de una rejilla de equipos, al igual que estándares técnicos respaldados por la industria, y alineados con los requerimientos de desarrolladores y usuarios.
Las empresas que adopten el cómputo en rejilla pagarán menos por una mejor tecnología informática. El cómputo en rejilla promueve la estandarización, consolidación y la automatización. Las empresas utilizando las rejillas se estandarizarán los servidores, almacenamiento, procesadores y sistemas operativos de bajo costo. La consolidación de bases de datos, servidores de aplicaciones, y almacenamiento en uno o pocos centros de datos resultará en menos rejillas con un mayor banco de recursos disponibles para las aplicaciones. Estas rejillas son más baratas de administrar y entregan una disponibilidad aumentada.
En una encuesta realizada por Summit Strategies, se reveló que los factores para implementar el cómputo en rejilla obedecía a la reducción del costo total de capital (69%), aumentar los niveles de desempeño (52%), mejorar las tasas de utilización (41%), reducir los costos de personal (41%) y reducir el ciclo de actualizaciones en TI (17%).
Arquitectura de información
También conocida como la arquitectura empresarial, la arquitectura de información empresarial, o arquitectura Web, la arquitectura de información se refiere a un plan de acción o mapa que define un conjunto de tecnologías, mejores prácticas, y estándares de información que sirven para simplificar y unificar los activos informáticos de la empresa. La arquitectura de información se diseña para hacer la compra, planeación, despliegue y desempeño de la tecnología informática en una forma sistemática, predecible y alineada con los objetivos estratégicos de la compañía.
Aunque existe desde los sesentas, las ideas detrás de la definición moderna de la arquitectura de información provienen de mediados de los noventa cuando las empresas iniciaron el uso de la tecnología de Internet para conectar diferentes partes del sistema de cómputo: bases de datos, aplicaciones, herramientas de monitoreo de desempeño, interfaces de usuario basados en el browser, entre otros.
La filosofía que impulsa la implementación de la tecnología informática pueden tener un alto impacto en la facilidad de manejo de la compañía, la habilidad de crecer, y cuanto dinero y tiempo se requiere para garantizar la exactitud y oportunidad de la información electrónica.
La arquitectura de información es uno de los resultantes de un proceso de Planeación Estratégica de Tecnología Informática, y está compuesta de la arquitectura de aplicaciones, arquitectura de datos, y arquitectura de la red. Este resultado permite garantizar que la priorización de la inversión en tecnología informática realmente obedece a mayor impacto estratégico.
IntegraciónEnlazar y automatizar los procesos del negocio que utilizan varias aplicaciones, fuentes de datos y sistemas, para permitir un uso irrestricto de la información a través de limites departamentales es el objetivo de la integración. Los procesos pueden ser al interior de un solo departamento, una sola organización, o extenderse por fuera de la empresa para incorporar al cliente y socios de negocios y sus sistemas o aplicaciones.
También se conoce como integración de negocios, integración de aplicaciones corporativas, integración negocio a negocio, integración aplicación a aplicación, y administración de procesos del negocio. Las primeras implementaciones de sistemas integradores estaban basadas en tecnología propietaria, resolviendo algunos problemas pero creando otros. Sin embargo, las implementaciones recientes, basadas en estándares, reducen la complejidad y los costos de implementación ya que trabajan con las aplicaciones propias y las de los socios de negocios.
La integración ofrece beneficios monumentales, desde la automatización de procesos complejos del negocio y la reducción o eliminación de retrasos hasta el aumento de la productividad del personal y la satisfacción del cliente. La falta de integración podría costarle a su empresa, a través de perdidas de productividad, lentitud en la respuesta al cambio, y desconexiones entre su empresa, sus socios de negocios, sus clientes, y sus empleados.
Magro (Lean)
Es una metodología que busca minimizar el uso de recursos mediante la eliminación de desperdicio que inflan costos, tiempos de espera, y requerimientos de inventario. El objetivo de la manufactura "lean" o magra es producir el producto adecuado en el momento adecuado y en la cantidad adecuada para el cliente, y producir lo que exactamente se necesita, y nada más.
Este concepto se desarrolló en la Toyota en los años cincuenta, y aunque ha sido tradicionalmente una metodología orientada a la producción, cada vez más se ve la posibilidad de aplicarla a las demás áreas de la compañía.
Convertirse en una empresa magra, exige la destrucción y el restablecimiento se flujos en los sistemas. Se requiere soluciones de tecnología informática que permita automatizar y controlar estos nuevos estándares. También se requieren sistemas que puedan ajustar la capacidad para atender cambios en la demanda, que puedan proveer una infraestructura flexible para actualizar los flujos de los procesos en la medida que estos se colocan en línea, y que puedan ser actualizados para atender la demanda del mejoramiento continuo.
Computo por Demanda
El cómputo por demanda es un modelo que aumenta en popularidad, y en el cual los recursos de cómputo se hacen disponibles en la medida en que se van requiriendo, en una forma muy parecida a la de los servicios públicos como el agua o la energía, cada vez que se enciende un electrodoméstico o se abre la llave del agua. Consistencia, seguridad y flexibilidad son algunas de las características que se le asocian al cómputo por demanda.
Debido a que la demanda sobre recursos de cómputo puede fluctuar considerablemente, mantener recursos para las necesidades pico es muy costoso. Sin embargo, si se tienen recursos para niveles inferiores al pico, no se tendrá, en ocasiones, el poder requerido. El cómputo por demanda también incorpora servicios de outsourcing en los cuales una infraestructura tecnológica es mantenida por un proveedor de servicios.
Conocida también como "computo utilitario", "computo dinámico" y "administración adaptiva" entre otros, se espera que el cómputo por demanda sea el modelo más utilizado en buena parte de las empresas en los próximos años. Según el punto de vista que se quiera manejar, el cómputo por demanda será una bonanza para las empresas que quieran manejar eficientemente la necesidad variable de los recursos de TI, o será un laberinto de dolores de cabeza relacionados con las selecciones, términos y limitaciones de TI establecidos por los proveedores del servicio.
RFIDAunque las ondas de radio para identificar objetos se utilizaron por primera vez en la segunda guerra mundial, solo hasta ahora se está empezando a implementar en forma masiva para múltiples usos. Similar en teoría a los códigos de barras, RFID es el término genérico par el uso de ondas de radio para identificar objetos individuales, como productos en un almacén, animales, o personas. Las etiquetas de RFID pueden tener información tan simple como el nombre y la dirección del dueño de una mascota, o suficiente información para formar parte de un proceso de manufactura complejo. LA gran ventaja del RFID es que no requiere contacto directo ni escaneo por línea de vista para obtener su información, lo que le permite a los empleados tener la información de un conjunto de elementos con una sola pasada.
Se espera que en la siguiente década, el RFID reemplace los códigos de barras en los almacenes. La información que se recoge con estos elementos le permitirá a las empresas tener un seguimiento preciso de cada producto desde el piso de las fábricas hasta los anaqueles "inteligentes" en los almacenes. Los líderes en la implementación, como Walmart, esperan tener en el 2005 ya implementado el proceso. La siguiente ola de empresas lo harán entre el 2006 y el 2007, con los rezagados haciéndolo para finales del 2008.
Dado que el RFID puede efectuar seguimiento en millones de ítems desde el punto de vista de manufactura, a través de la cadena de suministro, y hasta en las manos de los clientes, el impacto real de esta tecnología está en la asociación de la información al ítem. Los beneficios que se puedan obtener dependerán en la infraestructura tecnológica (bases de datos, almacenamiento y servidores) para manipular los datos y la configuración de las aplicaciones para tomar ventaja del aumento en la visibilidad que el RFID le da a las operaciones del día a día.
Web Services
Web Services son aplicaciones modulares y reutilizables que se comunican por la Web, o al interior de una organización, para llevar a cabo una función específica del negocio. Con base en una serie de protocolos estándar de comunicación, los Web Services son independientes de plataforma y tecnología y pueden ser unidos muy fácilmente. Una aplicación de proceso de reclamos en una aseguradora, el seguimiento de paquetes en una empresa de transporte, y la conexión del sistema de reservas de autos de una empresa con sus socios de negocios son algunos de los ejemplos del uso para esta tecnología.
Los Web Services son parte importante de las herramientas para proyectos de integración de sistemas disímiles. Proyectos tradicionales de integración son Web Services pueden tomar mucho tiempo, proceso manual, y mucho código para lograr la comunicación entre dos sistemas, con Web Services el proceso se hace mucho más sencillo y flexible para la conexión del proceso completo dentro de un negocio.
Se considera que los Web Services son los precursores para la adopción de una arquitectura orientada a servicios, donde la implementación de la funcionalidad del negocio se efectúa mediante la incorporación de unos servicios reutilizables. Esta arquitectura promete eficiencia en costos, integración simplificada, la facilidad de incorporación de nueva tecnología y la valorización de los activos actuales.
ConclusiónLa época en la cual el impacto de la tecnología se medía solo por ahorro en personal ya pasó a la historia, al igual que la inversión descomunal en proyectos de TI. Ahora se cuenta con herramientas de fácil justificación de proyectos al implementar tecnologías de alto impacto como las que hemos descrito en estas entregas.
Concentración de Datos (Data Hub)
Uno de los sueños del área de informática de las empresas ha sido tener datos consistentes y oportunos a través de diferentes tipos de sistemas. Una nueva arquitectura de datos conocida como data hub, o concentrador de datos, permite que este sueño se convierta en realidad. Los concentradores de datos identifican y limpian información duplicada de sistemas heterogéneos y luego concilian los datos a través de todos los sistemas fuente en forma continua, de tal manera que los usuarios y los sistemas parten de un único registro maestro.
Los concentradores de datos también mantienen tablas de referencias cruzadas a todos los sistemas fuente, de tal manera que la inteligencia del negocio se pueda manejar y compartir en forma centralizada. Esta tecnología le permite a las empresas que no pueden migrar a una sola arquitectura de aplicaciones, (como una solución completa de un proveedor, por ejemplo,) tener aplicaciones heredadas y soluciones de cara al cliente en sistemas separados y beneficiarse de un solo modelo de datos. La posibilidad de implementación de los data hubs en forma incremental, permite avanzar muy rápido hacia la obtención de resultados estratégicos, mientras se protege la inversión actual en tecnología informática.
Esta tecnología permitirá, en el corto plazo, que las empresas puedan generar profundos niveles de información sobre puntos de contacto con el cliente de tal manera que permita establecer estrategias diferenciadoras. La gran ventaja de sincronización automática de datos permite la oportunidad de la información.
Grid Computing (Computo en rejilla)
Una rejilla o parrilla es simplemente un conjunto se servidores, redes, y almacenamiento usado en forma coordinada y trabajando en conjunto para crear una gran disponibilidad de recursos de computo. Una parrilla se puede proveer en forma dinámica por demanda a varias aplicaciones y usuarios, de tal manera que le permite a las empresas alinear sus recursos ce TI a las necesidades del negocio. También permite el uso de servidores modulares de bajo costo y mejor administración de la infraestructura a la vez que garantiza el desempeño, disponibilidad y seguridad que requieren los usuarios.
El cómputo en rejilla se usó por primera vez a principios de los años setenta, cuando los equipos eran mainframes. Recientemente se ha utilizado el mismo concepto con PC's de bajo costo obteniendo beneficios importantes. Se espera un mejoramiento en las herramientas de desarrollo y administración de una rejilla de equipos, al igual que estándares técnicos respaldados por la industria, y alineados con los requerimientos de desarrolladores y usuarios.
Las empresas que adopten el cómputo en rejilla pagarán menos por una mejor tecnología informática. El cómputo en rejilla promueve la estandarización, consolidación y la automatización. Las empresas utilizando las rejillas se estandarizarán los servidores, almacenamiento, procesadores y sistemas operativos de bajo costo. La consolidación de bases de datos, servidores de aplicaciones, y almacenamiento en uno o pocos centros de datos resultará en menos rejillas con un mayor banco de recursos disponibles para las aplicaciones. Estas rejillas son más baratas de administrar y entregan una disponibilidad aumentada.
En una encuesta realizada por Summit Strategies, se reveló que los factores para implementar el cómputo en rejilla obedecía a la reducción del costo total de capital (69%), aumentar los niveles de desempeño (52%), mejorar las tasas de utilización (41%), reducir los costos de personal (41%) y reducir el ciclo de actualizaciones en TI (17%).
Arquitectura de información
También conocida como la arquitectura empresarial, la arquitectura de información empresarial, o arquitectura Web, la arquitectura de información se refiere a un plan de acción o mapa que define un conjunto de tecnologías, mejores prácticas, y estándares de información que sirven para simplificar y unificar los activos informáticos de la empresa. La arquitectura de información se diseña para hacer la compra, planeación, despliegue y desempeño de la tecnología informática en una forma sistemática, predecible y alineada con los objetivos estratégicos de la compañía.
Aunque existe desde los sesentas, las ideas detrás de la definición moderna de la arquitectura de información provienen de mediados de los noventa cuando las empresas iniciaron el uso de la tecnología de Internet para conectar diferentes partes del sistema de cómputo: bases de datos, aplicaciones, herramientas de monitoreo de desempeño, interfaces de usuario basados en el browser, entre otros.
La filosofía que impulsa la implementación de la tecnología informática pueden tener un alto impacto en la facilidad de manejo de la compañía, la habilidad de crecer, y cuanto dinero y tiempo se requiere para garantizar la exactitud y oportunidad de la información electrónica.
La arquitectura de información es uno de los resultantes de un proceso de Planeación Estratégica de Tecnología Informática, y está compuesta de la arquitectura de aplicaciones, arquitectura de datos, y arquitectura de la red. Este resultado permite garantizar que la priorización de la inversión en tecnología informática realmente obedece a mayor impacto estratégico.
IntegraciónEnlazar y automatizar los procesos del negocio que utilizan varias aplicaciones, fuentes de datos y sistemas, para permitir un uso irrestricto de la información a través de limites departamentales es el objetivo de la integración. Los procesos pueden ser al interior de un solo departamento, una sola organización, o extenderse por fuera de la empresa para incorporar al cliente y socios de negocios y sus sistemas o aplicaciones.
También se conoce como integración de negocios, integración de aplicaciones corporativas, integración negocio a negocio, integración aplicación a aplicación, y administración de procesos del negocio. Las primeras implementaciones de sistemas integradores estaban basadas en tecnología propietaria, resolviendo algunos problemas pero creando otros. Sin embargo, las implementaciones recientes, basadas en estándares, reducen la complejidad y los costos de implementación ya que trabajan con las aplicaciones propias y las de los socios de negocios.
La integración ofrece beneficios monumentales, desde la automatización de procesos complejos del negocio y la reducción o eliminación de retrasos hasta el aumento de la productividad del personal y la satisfacción del cliente. La falta de integración podría costarle a su empresa, a través de perdidas de productividad, lentitud en la respuesta al cambio, y desconexiones entre su empresa, sus socios de negocios, sus clientes, y sus empleados.
Magro (Lean)
Es una metodología que busca minimizar el uso de recursos mediante la eliminación de desperdicio que inflan costos, tiempos de espera, y requerimientos de inventario. El objetivo de la manufactura "lean" o magra es producir el producto adecuado en el momento adecuado y en la cantidad adecuada para el cliente, y producir lo que exactamente se necesita, y nada más.
Este concepto se desarrolló en la Toyota en los años cincuenta, y aunque ha sido tradicionalmente una metodología orientada a la producción, cada vez más se ve la posibilidad de aplicarla a las demás áreas de la compañía.
Convertirse en una empresa magra, exige la destrucción y el restablecimiento se flujos en los sistemas. Se requiere soluciones de tecnología informática que permita automatizar y controlar estos nuevos estándares. También se requieren sistemas que puedan ajustar la capacidad para atender cambios en la demanda, que puedan proveer una infraestructura flexible para actualizar los flujos de los procesos en la medida que estos se colocan en línea, y que puedan ser actualizados para atender la demanda del mejoramiento continuo.
Computo por Demanda
El cómputo por demanda es un modelo que aumenta en popularidad, y en el cual los recursos de cómputo se hacen disponibles en la medida en que se van requiriendo, en una forma muy parecida a la de los servicios públicos como el agua o la energía, cada vez que se enciende un electrodoméstico o se abre la llave del agua. Consistencia, seguridad y flexibilidad son algunas de las características que se le asocian al cómputo por demanda.
Debido a que la demanda sobre recursos de cómputo puede fluctuar considerablemente, mantener recursos para las necesidades pico es muy costoso. Sin embargo, si se tienen recursos para niveles inferiores al pico, no se tendrá, en ocasiones, el poder requerido. El cómputo por demanda también incorpora servicios de outsourcing en los cuales una infraestructura tecnológica es mantenida por un proveedor de servicios.
Conocida también como "computo utilitario", "computo dinámico" y "administración adaptiva" entre otros, se espera que el cómputo por demanda sea el modelo más utilizado en buena parte de las empresas en los próximos años. Según el punto de vista que se quiera manejar, el cómputo por demanda será una bonanza para las empresas que quieran manejar eficientemente la necesidad variable de los recursos de TI, o será un laberinto de dolores de cabeza relacionados con las selecciones, términos y limitaciones de TI establecidos por los proveedores del servicio.
RFIDAunque las ondas de radio para identificar objetos se utilizaron por primera vez en la segunda guerra mundial, solo hasta ahora se está empezando a implementar en forma masiva para múltiples usos. Similar en teoría a los códigos de barras, RFID es el término genérico par el uso de ondas de radio para identificar objetos individuales, como productos en un almacén, animales, o personas. Las etiquetas de RFID pueden tener información tan simple como el nombre y la dirección del dueño de una mascota, o suficiente información para formar parte de un proceso de manufactura complejo. LA gran ventaja del RFID es que no requiere contacto directo ni escaneo por línea de vista para obtener su información, lo que le permite a los empleados tener la información de un conjunto de elementos con una sola pasada.
Se espera que en la siguiente década, el RFID reemplace los códigos de barras en los almacenes. La información que se recoge con estos elementos le permitirá a las empresas tener un seguimiento preciso de cada producto desde el piso de las fábricas hasta los anaqueles "inteligentes" en los almacenes. Los líderes en la implementación, como Walmart, esperan tener en el 2005 ya implementado el proceso. La siguiente ola de empresas lo harán entre el 2006 y el 2007, con los rezagados haciéndolo para finales del 2008.
Dado que el RFID puede efectuar seguimiento en millones de ítems desde el punto de vista de manufactura, a través de la cadena de suministro, y hasta en las manos de los clientes, el impacto real de esta tecnología está en la asociación de la información al ítem. Los beneficios que se puedan obtener dependerán en la infraestructura tecnológica (bases de datos, almacenamiento y servidores) para manipular los datos y la configuración de las aplicaciones para tomar ventaja del aumento en la visibilidad que el RFID le da a las operaciones del día a día.
Web Services
Web Services son aplicaciones modulares y reutilizables que se comunican por la Web, o al interior de una organización, para llevar a cabo una función específica del negocio. Con base en una serie de protocolos estándar de comunicación, los Web Services son independientes de plataforma y tecnología y pueden ser unidos muy fácilmente. Una aplicación de proceso de reclamos en una aseguradora, el seguimiento de paquetes en una empresa de transporte, y la conexión del sistema de reservas de autos de una empresa con sus socios de negocios son algunos de los ejemplos del uso para esta tecnología.
Los Web Services son parte importante de las herramientas para proyectos de integración de sistemas disímiles. Proyectos tradicionales de integración son Web Services pueden tomar mucho tiempo, proceso manual, y mucho código para lograr la comunicación entre dos sistemas, con Web Services el proceso se hace mucho más sencillo y flexible para la conexión del proceso completo dentro de un negocio.
Se considera que los Web Services son los precursores para la adopción de una arquitectura orientada a servicios, donde la implementación de la funcionalidad del negocio se efectúa mediante la incorporación de unos servicios reutilizables. Esta arquitectura promete eficiencia en costos, integración simplificada, la facilidad de incorporación de nueva tecnología y la valorización de los activos actuales.
ConclusiónLa época en la cual el impacto de la tecnología se medía solo por ahorro en personal ya pasó a la historia, al igual que la inversión descomunal en proyectos de TI. Ahora se cuenta con herramientas de fácil justificación de proyectos al implementar tecnologías de alto impacto como las que hemos descrito en estas entregas.
Errores en Administarción de TI
En los últimos meses hemos tenido acceso a múltiples situaciones, casos y artículos que denotan errores en la administración de la tecnología informática, errores que pueden ser evitados mediante el conocimiento de los mismos y posibles mejoras de la misma implementación. En anteriores entregas hemos analizado temas como Outsourcing, Open Source, seguridad, desarrollo de software, control de calidad, y manejo del cambio.
Fallar en la Estrategia de Outsourcing
El outsourcing es una estrategia aceptada de nivelación de recursos, de aplicar el dicho de "zapatero a tus zapatos", pero mal aplicada genera errores altamente costosos y hasta irremediables. Los errores con respecto a la estrategia de outsourcing se pueden clasificar en dos tipos: de exceso, y de defecto.
Los errores de exceso son los que permiten entregar a un tercero funciones importantes del departamento de TI, solo para evitar hacer el trabajo duro de entender estas funciones. Entregar estas funciones puede hacer que hasta las pequeñas cosas se demoren eternidades en efectuarse. Los errores por defecto, es dejar al interior de la empresa procesos que hasta por su misma naturaleza deberían estar fuera de la misma. Un claro ejemplo es manejar internamente el servicio de correo electrónico cuando los costos para mantener un sistema con alta disponibilidad de un recurso tan importante son demasiado altos, y la tecnología para tenerlo en otro sitio es de fácil acceso.
No se debe sacar todo fuera de la empresa, pero tampoco se deben dejar procesos que aunque importantes, no tiene sentido ni económico ni técnico mantenerlos en la empresa.
Descartar o adorar las aplicaciones Open Source
Por décadas, los departamentos de Tecnología Informática son susceptibles a comportamiento "religioso", es decir, una devoción ciega hacia una tecnología o plataforma en particular. Esto también es cierto del manejo del concepto de las aplicaciones de código abierto.
Por un lado, los departamentos más conservadores no tienen en cuenta este tipo de aplicaciones, simplemente por política empresarial, convirtiéndose en un grave error simplemente descartar la posibilidad de aprovechar las ventajas que ésta da. Sentarse a esperar significa dejar pasar soluciones de bajo costo, probadas, estables, y escalables, como Linux, Apache, MySQL, y PHP.
Por el otro, insistir en solo software de código abierto en su empresa puede ser un error garrafal y puede atrasar el desarrollo ya que los ingenieros tendrían que integrar aplicaciones posiblemente inferiores donde de pronto existe una solución comercial ya elaborada.
Somos fanáticos del pensamiento inductivo , y la posibilidad de implementar soluciones de muy bajo costo para probar conceptos no se puede dejar pasar por "purismo". También predicamos que para "el que tiene solo un martillo, todos los problemas tienen que ser clavos" y no se deben descartar soluciones ya elaboradas simplemente por ahorrar costos directos.
Olvidarse de amenazas internas de seguridad
Se repite en muchos escenarios que el enfoque en amenazas externas de forma exclusiva genera una falsa sensación de seguridad. Según varios estudios, aproximadamente el 70% de los incidentes de seguridad que conllevan pérdidas reales son trabajos de adentro, haciendo la amenaza interna el mayor problema de seguridad.
No extender el perímetro de Seguridad
El cómputo empresarial ya se extiende por redes que no están bajo el control del departamento de TI. La aparición de Hot Spots por todas partes en los países desarrollados, y la rápida implementación que se prevé para el 2005 en América Latina, hacen que se revalúe la necesidad de ampliar el perímetro de navegación segura hacia estos puntos de acceso a los cuales los ejecutivos de la empresa se conectarán.
El manejo centralizado que se le da a la seguridad sobre el tráfico protegiendo algunos puertos con un firewall ya no es suficiente, por lo que se debe pensar también en la encripción del tráfico sobre la LAN.
Promover la gente equivocada
En ocasiones a los mejores técnicos se les promueven a posiciones administrativas, y parecería como una movida apropiada dado los logros de estas personas y el potencial que se les ve. Sin embargo, en muchas ocasiones los técnicos no están listos para dejar de un lado el trabajo constante de primera línea con la tecnología a cambio de funciones más orientadas hacia las personas.
El empleado promovido puede levantar resentimientos entre sus antiguos colegas y puede que no le llamen la atención las nuevas tareas administrativas, lo que puede llevar a bajo desempeño. Adicionalmente el nuevo administrador puede estar "obligado" a aferrarse a esa nueva posición porque la que desempeñaba anteriormente ya ha sido cubierta o eliminada.
Promover a la persona en el momento equivocado puede ser de los peores errores que se pueden cometer, porque pierde a un excelente técnico y tiene que despedir al recién nombrado administrador.
Mal manejo de la Administración del Cambio
La administración del cambio es una, sino la más importante, labor de los gerentes en general, y en particular de los Gerentes de TI. En ocasiones administradores de sistemas, llenos de talento, y con mucho arrojo, toman decisiones no calculadas de cambios en los procesos de mantenimiento de los sistemas, llevando a situaciones desastrosas. Los procesos de mantenimiento calculados tienen sus razones de ser, y por encima de todo, siempre tienen un plan de contingencia en caso que el trabajo no se pueda llevar a cabo, Introducir cambios en estos procesos sin el debido análisis pueden llevar a la parálisis el negocio.
No se deje llevar por los impulsos. LA administración del cambio es cultural y empieza a la cabeza. Si los administradores toman atajos, también los tomarán los subalternos.
Descontrol en el desarrollo de software
Los proyectos de desarrollo de software siempre tienen sus complicaciones, y la mayor de todas se genera por no saber exactamente qué se debe hacer cuando, es decir, por tener una combinación de mala planeación, ejecución y manejo de cambios dentro del proyecto. En el proceso de planeación por lo general se calculan en forma "genérica" las horas hombre que requieren desarrollar el código, sin embargo estos tiempos son demasiado dependientes de la persona que efectúe el desarrollo y de su experiencia. Pesa mucho más la calidad del funcionario que la cantidad, y estos conceptos no se tienen en cuenta cuando solo se usa la métrica de horas-hombre.
Durante la ejecución del proyecto, el manejo de los tiempos y entregables del mismo es en buena parte de los casos, inexistente, por lo que siempre se entrega tarde, con mayor costos, e incompleto. Un cliente hace ya una décadas me dijo, "en sistemas es como en la construcción, se piden tres cotizaciones, y SE SUMAN!" queriendo explicar que tanto los tiempos como los costos terminaban siempre desbordados. Hoy hay herramientas y metodologías que permiten mantener los proyectos de desarrollo e implementación bajo control.
Dejar que cada ingeniero haga su control de calidad
Es un principio del desarrollo de aplicaciones que el mismo ingeniero no puede él mismo efectuar las tareas de aseguramiento de la calidad en su desarrollo, sin embargo en los pequeños grupos de desarrollo siempre está la tentación de tomar atajos y la administración duerme con éste problema. Permitir que los mismos ingenieros efectúen su propio control de calidad es similar a permitir que los defendidos en un juicio sean también los jueces y los jurados.
Desarrollo de aplicaciones solo para IE
A pesar que las aplicaciones de misión crítica siguen su rumbo hacia el visor de Internet y que Windows continúa su dominio del PC Corporativo, los desarrolladores de aplicaciones Web deberían evitar caer en la tentación de desarrollar solo para el Internet Explorer. Las empresas que desarrollen exclusivamente para el IE verán muy difícil su migración a otro visor de Internet en caso que los ataques sobre falencias de seguridad del Explorer pongan en riesgo su compañía.
Adicionalmente, la presentación de estas aplicaciones de cara a los usuarios externos podría ser compleja si solo se maneja un visor. Hasta hace unos meses, desarrollar para el Explorer exclusivamente implicaba obtener atención efectiva de más del 95% de los usuarios. Hoy le movimiento del software abierto y su Firefox presentan alternativas de alta aceptación en la comunidad de navegantes.
Resolver los problemas de la red con ancho de banda
Uno de los problemas que más debe atender el departamento de TI es que la red "está más lenta que de costumbre". LA reacción inmediata es ampliar el ancho de banda dándole más capacidad a la red. En algunos casos esta puede ser la solución adecuada, pero también puede ser muy equivocada en otras ocasiones. Sin el adecuado análisis, aumentar la capacidad puede ser una decisión costosa y equivocada.
Dejando la capacidad a un lado, los errores comunes para la lentitud en una red incluye la difusión de tráfico no deseado en la red proveniente de sistemas o aplicaciones viejas, o sistemas mal configurados o aplicaciones ineficientes que despachan chorros de paquetes hacia la red en tiempos inconvenientes.
Permitir claves de acceso débiles
En la era de Internet, nuevas amenazas como los virus, los gusanos y el phishing atraen toda la atención en cuanto a seguridad, sin embargo uno de los mayores problemas es el establecimiento de malas claves de acceso o un sistema de autenticación débil. La vulnerabilidad de claves más común incluye claves débiles o inexistentes, cuentas de usuario con claves altamente visibles (como las notas que se pegan en los monitores), cuentas administrativas con claves comunes, o sistemas de encripción sin la debida seguridad.Evitar este problema de autenticación requiere una política clara, detallada y consistente para el manejo de las claves del sistema.
Atrasarse en tecnologías que surgen
Mantenerse al día puede prevenir desastres. Por ejemplo, la aparición de tecnologías que permiten puntos de acceso inalámbrico en los últimos años ha significado que cualquiera puede crear una red inalámbrica, un problema real para cualquier ambiente de TI razonablemente estructurado. Estar desatento a este surgimiento, evita que se generen los procedimientos respectivos para mantener bajo control la incorporación de nuevos equipos a la red.
Por otra parte el surgimiento de tecnologías más económicas o que permitan resolver o habilitar una solución que antes de esta tecnología hubiese sido muy costoso, son las que convierten al gerente de tecnología alerta, en pieza fundamental para el mejoramiento de la compañía y la implementación de ventajas competitivas.
Subestimando el PHP
Cuando se desarrollan aplicaciones escalables, por lo general solo se miran las funcionalidades ofrecidas por J2EE y .NET, desconociendo las bondades de lenguajes de scripting como el PHP. El PHP maneja un criterio de compartir nada, por lo que cada requerimiento se maneja en forma independiente de todos los demás y la escalabilidad horizontal se puede implementar fácilmente, agregando más equipos. Cualquier cuello de botella se limita al escalamiento de las bases de datos y sus servidores.
PHP no es para todas las soluciones pero no contemplarlo dentro de las posibles alternativas cuando ya se tienen ejemplos de escalabilidad efectiva, sería un error.
ConclusionesAprender de los errores es una de las premisas de la experiencia. Hemos mencionado los más frecuentes que nos hemos topado en los últimos meses con nuestros clientes. Esperamos que su divulgación les permita a ustedes no cometer los mismos errores.
Fallar en la Estrategia de Outsourcing
El outsourcing es una estrategia aceptada de nivelación de recursos, de aplicar el dicho de "zapatero a tus zapatos", pero mal aplicada genera errores altamente costosos y hasta irremediables. Los errores con respecto a la estrategia de outsourcing se pueden clasificar en dos tipos: de exceso, y de defecto.
Los errores de exceso son los que permiten entregar a un tercero funciones importantes del departamento de TI, solo para evitar hacer el trabajo duro de entender estas funciones. Entregar estas funciones puede hacer que hasta las pequeñas cosas se demoren eternidades en efectuarse. Los errores por defecto, es dejar al interior de la empresa procesos que hasta por su misma naturaleza deberían estar fuera de la misma. Un claro ejemplo es manejar internamente el servicio de correo electrónico cuando los costos para mantener un sistema con alta disponibilidad de un recurso tan importante son demasiado altos, y la tecnología para tenerlo en otro sitio es de fácil acceso.
No se debe sacar todo fuera de la empresa, pero tampoco se deben dejar procesos que aunque importantes, no tiene sentido ni económico ni técnico mantenerlos en la empresa.
Descartar o adorar las aplicaciones Open Source
Por décadas, los departamentos de Tecnología Informática son susceptibles a comportamiento "religioso", es decir, una devoción ciega hacia una tecnología o plataforma en particular. Esto también es cierto del manejo del concepto de las aplicaciones de código abierto.
Por un lado, los departamentos más conservadores no tienen en cuenta este tipo de aplicaciones, simplemente por política empresarial, convirtiéndose en un grave error simplemente descartar la posibilidad de aprovechar las ventajas que ésta da. Sentarse a esperar significa dejar pasar soluciones de bajo costo, probadas, estables, y escalables, como Linux, Apache, MySQL, y PHP.
Por el otro, insistir en solo software de código abierto en su empresa puede ser un error garrafal y puede atrasar el desarrollo ya que los ingenieros tendrían que integrar aplicaciones posiblemente inferiores donde de pronto existe una solución comercial ya elaborada.
Somos fanáticos del pensamiento inductivo , y la posibilidad de implementar soluciones de muy bajo costo para probar conceptos no se puede dejar pasar por "purismo". También predicamos que para "el que tiene solo un martillo, todos los problemas tienen que ser clavos" y no se deben descartar soluciones ya elaboradas simplemente por ahorrar costos directos.
Olvidarse de amenazas internas de seguridad
Se repite en muchos escenarios que el enfoque en amenazas externas de forma exclusiva genera una falsa sensación de seguridad. Según varios estudios, aproximadamente el 70% de los incidentes de seguridad que conllevan pérdidas reales son trabajos de adentro, haciendo la amenaza interna el mayor problema de seguridad.
No extender el perímetro de Seguridad
El cómputo empresarial ya se extiende por redes que no están bajo el control del departamento de TI. La aparición de Hot Spots por todas partes en los países desarrollados, y la rápida implementación que se prevé para el 2005 en América Latina, hacen que se revalúe la necesidad de ampliar el perímetro de navegación segura hacia estos puntos de acceso a los cuales los ejecutivos de la empresa se conectarán.
El manejo centralizado que se le da a la seguridad sobre el tráfico protegiendo algunos puertos con un firewall ya no es suficiente, por lo que se debe pensar también en la encripción del tráfico sobre la LAN.
Promover la gente equivocada
En ocasiones a los mejores técnicos se les promueven a posiciones administrativas, y parecería como una movida apropiada dado los logros de estas personas y el potencial que se les ve. Sin embargo, en muchas ocasiones los técnicos no están listos para dejar de un lado el trabajo constante de primera línea con la tecnología a cambio de funciones más orientadas hacia las personas.
El empleado promovido puede levantar resentimientos entre sus antiguos colegas y puede que no le llamen la atención las nuevas tareas administrativas, lo que puede llevar a bajo desempeño. Adicionalmente el nuevo administrador puede estar "obligado" a aferrarse a esa nueva posición porque la que desempeñaba anteriormente ya ha sido cubierta o eliminada.
Promover a la persona en el momento equivocado puede ser de los peores errores que se pueden cometer, porque pierde a un excelente técnico y tiene que despedir al recién nombrado administrador.
Mal manejo de la Administración del Cambio
La administración del cambio es una, sino la más importante, labor de los gerentes en general, y en particular de los Gerentes de TI. En ocasiones administradores de sistemas, llenos de talento, y con mucho arrojo, toman decisiones no calculadas de cambios en los procesos de mantenimiento de los sistemas, llevando a situaciones desastrosas. Los procesos de mantenimiento calculados tienen sus razones de ser, y por encima de todo, siempre tienen un plan de contingencia en caso que el trabajo no se pueda llevar a cabo, Introducir cambios en estos procesos sin el debido análisis pueden llevar a la parálisis el negocio.
No se deje llevar por los impulsos. LA administración del cambio es cultural y empieza a la cabeza. Si los administradores toman atajos, también los tomarán los subalternos.
Descontrol en el desarrollo de software
Los proyectos de desarrollo de software siempre tienen sus complicaciones, y la mayor de todas se genera por no saber exactamente qué se debe hacer cuando, es decir, por tener una combinación de mala planeación, ejecución y manejo de cambios dentro del proyecto. En el proceso de planeación por lo general se calculan en forma "genérica" las horas hombre que requieren desarrollar el código, sin embargo estos tiempos son demasiado dependientes de la persona que efectúe el desarrollo y de su experiencia. Pesa mucho más la calidad del funcionario que la cantidad, y estos conceptos no se tienen en cuenta cuando solo se usa la métrica de horas-hombre.
Durante la ejecución del proyecto, el manejo de los tiempos y entregables del mismo es en buena parte de los casos, inexistente, por lo que siempre se entrega tarde, con mayor costos, e incompleto. Un cliente hace ya una décadas me dijo, "en sistemas es como en la construcción, se piden tres cotizaciones, y SE SUMAN!" queriendo explicar que tanto los tiempos como los costos terminaban siempre desbordados. Hoy hay herramientas y metodologías que permiten mantener los proyectos de desarrollo e implementación bajo control.
Dejar que cada ingeniero haga su control de calidad
Es un principio del desarrollo de aplicaciones que el mismo ingeniero no puede él mismo efectuar las tareas de aseguramiento de la calidad en su desarrollo, sin embargo en los pequeños grupos de desarrollo siempre está la tentación de tomar atajos y la administración duerme con éste problema. Permitir que los mismos ingenieros efectúen su propio control de calidad es similar a permitir que los defendidos en un juicio sean también los jueces y los jurados.
Desarrollo de aplicaciones solo para IE
A pesar que las aplicaciones de misión crítica siguen su rumbo hacia el visor de Internet y que Windows continúa su dominio del PC Corporativo, los desarrolladores de aplicaciones Web deberían evitar caer en la tentación de desarrollar solo para el Internet Explorer. Las empresas que desarrollen exclusivamente para el IE verán muy difícil su migración a otro visor de Internet en caso que los ataques sobre falencias de seguridad del Explorer pongan en riesgo su compañía.
Adicionalmente, la presentación de estas aplicaciones de cara a los usuarios externos podría ser compleja si solo se maneja un visor. Hasta hace unos meses, desarrollar para el Explorer exclusivamente implicaba obtener atención efectiva de más del 95% de los usuarios. Hoy le movimiento del software abierto y su Firefox presentan alternativas de alta aceptación en la comunidad de navegantes.
Resolver los problemas de la red con ancho de banda
Uno de los problemas que más debe atender el departamento de TI es que la red "está más lenta que de costumbre". LA reacción inmediata es ampliar el ancho de banda dándole más capacidad a la red. En algunos casos esta puede ser la solución adecuada, pero también puede ser muy equivocada en otras ocasiones. Sin el adecuado análisis, aumentar la capacidad puede ser una decisión costosa y equivocada.
Dejando la capacidad a un lado, los errores comunes para la lentitud en una red incluye la difusión de tráfico no deseado en la red proveniente de sistemas o aplicaciones viejas, o sistemas mal configurados o aplicaciones ineficientes que despachan chorros de paquetes hacia la red en tiempos inconvenientes.
Permitir claves de acceso débiles
En la era de Internet, nuevas amenazas como los virus, los gusanos y el phishing atraen toda la atención en cuanto a seguridad, sin embargo uno de los mayores problemas es el establecimiento de malas claves de acceso o un sistema de autenticación débil. La vulnerabilidad de claves más común incluye claves débiles o inexistentes, cuentas de usuario con claves altamente visibles (como las notas que se pegan en los monitores), cuentas administrativas con claves comunes, o sistemas de encripción sin la debida seguridad.Evitar este problema de autenticación requiere una política clara, detallada y consistente para el manejo de las claves del sistema.
Atrasarse en tecnologías que surgen
Mantenerse al día puede prevenir desastres. Por ejemplo, la aparición de tecnologías que permiten puntos de acceso inalámbrico en los últimos años ha significado que cualquiera puede crear una red inalámbrica, un problema real para cualquier ambiente de TI razonablemente estructurado. Estar desatento a este surgimiento, evita que se generen los procedimientos respectivos para mantener bajo control la incorporación de nuevos equipos a la red.
Por otra parte el surgimiento de tecnologías más económicas o que permitan resolver o habilitar una solución que antes de esta tecnología hubiese sido muy costoso, son las que convierten al gerente de tecnología alerta, en pieza fundamental para el mejoramiento de la compañía y la implementación de ventajas competitivas.
Subestimando el PHP
Cuando se desarrollan aplicaciones escalables, por lo general solo se miran las funcionalidades ofrecidas por J2EE y .NET, desconociendo las bondades de lenguajes de scripting como el PHP. El PHP maneja un criterio de compartir nada, por lo que cada requerimiento se maneja en forma independiente de todos los demás y la escalabilidad horizontal se puede implementar fácilmente, agregando más equipos. Cualquier cuello de botella se limita al escalamiento de las bases de datos y sus servidores.
PHP no es para todas las soluciones pero no contemplarlo dentro de las posibles alternativas cuando ya se tienen ejemplos de escalabilidad efectiva, sería un error.
ConclusionesAprender de los errores es una de las premisas de la experiencia. Hemos mencionado los más frecuentes que nos hemos topado en los últimos meses con nuestros clientes. Esperamos que su divulgación les permita a ustedes no cometer los mismos errores.
Implementación de un Centro de Computo Inteligente
El Centro de Cómputo es el encargado de formular los planes de desarrollo informático de la empresa y hacerlos operativos conforme al esquema de prioridades que se establezca con la Dirección del Sistema.
Administración de Centros de Cómputo
La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
Las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
· La administración se aplica en todo tipo de corporación.
· Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.
· La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.
Proceso Administrativo: El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.
El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles:
· Planeación.
· Organización.
· Dirección y control.
Planeación.Algunas definiciones de la planeación como parte de su significado pueden ser:
· Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.
· Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.
· "Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido". Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.
· Determinación racional de adónde queremos ir y cómo llegar allá.
Objetivo de un Centro de computo.
La computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de operaciones, investigación de procesos, enseñanza, etc. establece las bases para determinar el objetivo de un Centro de computo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, biblioteca, etc.
Los diversos servicios que puede prestar un Centro de cómputo, pueden dividirse en departamentos a áreas específicas de trabajo.
Niveles de Planeación.
La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro de computo; como tal considera los siguientes niveles:
· Planeación Estratégica.
· Planeación de Recursos.
· Planeación Operativa.
· Planeación de Personal.
· Planeación de Instalaciones Físicas.
En realidad estos niveles responden a las siguientes interrogantes básicas, ¿Que?, ¿Quien?, ¿Donde?, ¿Cuando? ¿Como? y ¿Porqué?.
· Planeación Estratégica. Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.
· Planeación de Recursos. Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del centro de Cómputo. ¿Cuanto dinero se va a ocupar?.
· Planeación Operativa. Consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información. Responde a la preguntas: ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.
· Planeación de Personal. ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?, ¿Cuales serán sus funciones?, ¿Que cantidad de personal será necesaria?, etc.
· Planeación de Instalaciones Físicas. Depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Se tiene en cuenta las siguientes preguntas: ¿En donde estará ubicado en Centro de Cómputo?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿En donde se colocará el Centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o la macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.
Organización de un Centro de Computo
Forma de Operar un Centro de cómputo.
Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) o Centro de cómputo, es el conjunto de recursos físico, lógicos, y humanos necesarios para la organización, realización y control de las actividades informáticas de una empresa.Las principales funciones que se requieren para operar un Centro de Cómputo son las siguientes:
· Operar el sistema de computación central y mantener el sistema disponible para los usuarios.
· Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de producción y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.
· Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas conforme a instrucciones de su superior inmediato.
· Realizar las copias de respaldo (back-up) de la información y procesos de cómputo que se realizan en la Dirección, conforme a parámetros preestablecidos.
· Marcar y/o señalizar los productos de los procesos ejecutados.
· Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados.
· Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
· Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos del Centro de cómputo.
· Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control establecidas.
· Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del Centro de cómputo.
· Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la Dirección para el desarrollo de las funciones asignadas.
Principales Departamentos de un Centro de Cómputo
Dentro de una empresa, el Centro de Proceso de Datos ó Centro de Cómputo cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:
· Explotación de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.
· Soporte técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.
· Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Las funciones de gestión y administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.
Departamento o Área de Operación.
Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente.
En esencia el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el "hardware" necesario y obtener la información resultante del proceso de datos.
Operadores.
· Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitácoras e informes de la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y colocan las formas continuas para la impresión.
· También documentan las actividades diarias, los suministros empleados y cualquier condición anormal que se presente.
· El papel de los operadores es muy importante debido a la gran responsabilidad de operar la unidad central de proceso y el equipo periférico asociado en el Centro de cómputo.
· Un operador de computadoras requiere de conocimientos técnicos para los que existen programas de dos años de capacitación teórica, pero la práctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el puesto.
Departamento o Área de Producción y Control.
Tanto la Producción como el Control de Calidad de la misma, son parte de las funciones de este Departamento.
Funciones.
· Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios.
· Usar las técnicas de construcción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.
· Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.
· Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.
· Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.
Departamento o Área de Análisis de Sistemas.
Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización.
Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema.
Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo.
Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia practica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación. Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.
Departamento o Área de Programación.
El grupo de programación es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: "Programadores junior" o "Aprendices de Programación" que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, "Programadores Senior" son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes.
Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilización del equipo. Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo.
Departamento o Área de Implementación.
Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
· Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.
· Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.
· Validar los nuevos procedimientos y políticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados.
· Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final.
· Elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de capacitación de los nuevos usuarios.
· Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
· Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.
Departamento o Área de Soporte Técnico.
Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia, planificación, instalación y mantenimiento.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
· Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware.
· Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.
· Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.
· Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria para la resolución de los problemas técnicos en su área.
· Realizar la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.
· Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas instalados.
· Participar en el diseño de la Arquitectura de Sistemas.
Estructura Organizativa de los Servicios de Cómputo
1. Nivel Jerárquico de la función de informática en una organización
Se indica la jerarquía de acciones que se dan en un centro de información:
1.1. Reporte a Gerencia General Nivel 1
Reportes sobre resultados finales, totales, avances porcentuales, resúmenes ejecutivos.
1.2. Reporte a Gerencia de Nivel 2
Se reporta la siguiente información:
1. Alternativas: Administración.
2. Administración y Finanzas.
3. Servicios Corporativos: Informática.
4. Finanzas.
5. Compras.
6. Contabilidad.
1.3. Consideraciones de Reporte a Gerencia General
1. La Gerencia General, interesada en el desarrollo informático relacionado con la organización, participa en la dirección sobre planes informáticos. Impulsa el uso de la informática a la Gerencia de nivel 2.
2. El Gerente de Informática, con gran capacidad ejecutiva y personal muy confiable, brinda resultados, ayuda al desarrollo de la organización.
3. La actividad de la información orientada al desarrollo de nuevos servicios, el crecimiento de la empresa o institución requiere apoyo intenso de informática.
1.4 Consideraciones de Reporte a Gerencia de Nivel 2
1. El desarrollo de informática en el negocio/institución se encuentra bien establecido, basado en planes de sistemas aprobados corporativamente.
2. La gerencia de nivel 2 con manejo de servicios corporativos con gran coordinación y apoyo de informática.
3. El nivel de Gerencia General orientado al desarrollo de nuevos negocios/planes de expansión.
1.5. Otras consideraciones generales
1. La denominación de Gerencia / Subgerencia / Departamento / Dirección / Sección / Unidad, esta basada en la política organizativa de la empresa o institución. Pero se recomienda usar denominaciones estandarizadas o de uso frecuente.
2. Los niveles jerárquicos y de dependencia están basados en: Dimensión de la empresa/ institución, estructura organizativa, nivel de desarrollo informático, desarrollo centralizado/ descentralizado.
2. Alternativas de Estructuras de Organización a Nivel Ejecutivo
A1. GERENCIA-SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
A2. GERENCIA-SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
A3. GERENCIA - SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO / SECCION
GERENCIA / SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
3. Alternativas de estructuras de organización a nivel operativo y técnico en desarrollo de sistemas
DESARROLLO DE SISTEMAS - EQUIPOS DE TRABAJO
Formados por:
Funciones y Responsabilidades del Personal Ejecutivo, Técnico Y Administrativo
Personal Ejecutivo (ó Directivo)
Gerente
1. Se encarga del planeamiento
2. Plan Informático para las diferentes actividades de la Organización.
3. Establecer políticas informáticas
4. Establecer el estilo de dirección y liderazgo.
5. Dirección por objetivos establecidos.
6. Comunicación interna y externa.
7. Evaluación de resultados.
8. Seguimiento a planes y programas.
9. Toma de decisiones correctivas.
10. Índices de gestión.
Jefe de Departamento
1. Participación en el planeamiento Estratégico de la Organización.
2. Políticas de uso de la informática
3. Desarrollo y uso de sistemas.
4. Equipamientos.
5. Software Básico / Aplicaciones acorde al desarrollo del plan de Informática.
6. Dinámica y armonía en los diferentes servicios.
7. Facilitados de información de equipos de trabajo en apoyo a los proyectos informáticos.
8. Supervisar al personal para lograr los objetivos de los diferentes servicios.
9. Evaluar el desempeño del personal ejecutivo, técnico y administrativo.
10. Desarrollar programas de capacitación para el personal.
11. Seleccionar al personal ejecutivo, técnico y administrativo.
12. Establecer políticas salariales acorde al nivel de exigencia y al mercado.
13. Desarrollo de estándares de las actividades informáticas.
14. Normas y procedimientos.
Personal Técnico
El personal técnico puede participar en la elaboración del plan de informática de la organización, a través de sugerencias, otros.
Jefe de Proyectos
Ejecuta el Plan de Desarrollo de Sistemas
Analista de Sistemas
1. Formar y participar en equipos de trabajo con usuarios y personal de sistemas de apoyo a los sistemas de información, desarrollo y mantenimiento.
2. Elaborar y mantener estándares para el Análisis, Diseño, Programación, Implementación y pruebas de sistemas.
3. Establecer e implementar programas de capacitación a usuarios de informática.
4. Evaluar y recomendar software y hardware orientado a la solución de las necesidades de los usuarios.
5. Elaborar estudios de factibilidad sobre sistemas de información.
6. Desarrollar las funciones de análisis, diseño, implementación y pruebas de sistemas.
7. Elaborar guías de operación de sistemas para los usuarios de sistemas.
8. Establecer niveles de seguridad de acceso a la información y proceso por parte de los usuarios.
Programador
1. Construir programas basado en estándares de codificación, uso de lenguajes y de organización de los datos.
2. Documentar los trabajos de programación.
3. Cumplir el programa (PLA) de pruebas de programas.
4. Participar en reuniones de trabajo de comunicación y seguimiento de los proyectos.
5. Participar en los programas de capacitación.
6. Cumplir con las normas, procedimientos, soporte de equipos, programas de administración de personal.
Supervisor de Proceso de Datos
1. Coordina con otros supervisores de ingreso de datos y Control de Calidad.
2. Elabora los turnos de personal en apoyo a la operación de sistemas en batch y en línea.
3. Elabora el presupuesto de materiales/insumos requeridos en la ejecución de los cronogramas de trabajo.
4. Supervisa y controla el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de la instalación.
5. Mantiene actualizadas las guías de operación de sistemas y equipos de la instalación.
6. Ejecuta programas de contingencias / planes de emergencia.
7. Planificar programas de capacitación en el uso de software de operación de equipos.
Supervisor de Control de Calidad
1. Supervisa las actividades de control establecidas en el área de informática, referente a documentos, fuentes y reportes emitidos.
2. Coordina con el Supervisor de Procesamiento de Datos y el Supervisor de Ingreso de Datos sobre las prioridades de control.
Supervisor de Ingreso de Datos
1. Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos.
2. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida.
3. Planifica y controla el mantenimiento correctivo.
Operador de Teleprocesos
1. Asiste a los usuarios de la red de teleprocesos o red de datos.
2. Coordina y ejecuta los teleprocesos descentralizados.
3. Coordina con soporte técnico.
4. Opera la red de teleprocesos.
Digitador
1. Opera los equipos de entrada de datos.
2. Digita la información que está en los documentos de trabajo.
3. Se orienta en la operatividad, por las guías de usuario.
4. Digitación.
Desarrollo Profesional y Programas de Capacitación
Desarrollo Profesional
El desarrollo profesional del personal varía de acuerdo al nivel y al tipo de servicio, es recomendable contar con un programa de sucesión de ejecutivos y técnicos. Se debe tener presente que el profesional siempre debe asumir retos y es su habilidad y conocimientos, el superarlos.
Formación de programas de sucesión ("Quién remplaza a quién"), designado a la persona, tiempo requerido y acciones a tomarse.
Programas de Capacitación
El entrenamiento permanente del personal es fundamental, tiene que estar basado en el Programa de Sucesión y el Plan de Sistemas.
El programa de sucesión determina que tipo de preparación es necesaria para las personas designadas a cargos de supervisión y dirección.
El plan de sistemas determina que personas deben ser preparadas para el apoyo eficiente a los proyectos, incluye a las áreas usuarias.
El programa de capacitación es elaborado por los jefes de las áreas respectivas, aprobados en Comité de Gerencia del Area de Informática.
El programa de capacitación de las áreas usuarias debe ser aprobado por las Gerencias Usuarias, Direcciones Usuarias ó Departamentos Usuarias.
Se debe designar responsable de la coordinación y ejecución del Programa de Capacitación. Estas deben ser periódicas y permanentes.
Las capacitaciones se pueden realizar dentro de la institución, como fuera de ellas, en centros especializados de enseñanza, llámense institutos, universidades, escuelas de formación técnica, otros.
Adquisición de Software y Hardware.
A. Criterios de selección de software
1. SOFTWARE : Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Varía de acuerdo al nivel:
- Básico :
· Sistema Operativo (Seleccionar por el Standard Mundial).
- Soporte:
· Base de datos (Seleccionar el Standard Mundial).
2. PROVEEDOR
Las características que debe tener el proveedor de informática son:
· Reconocido prestigio mundial y nacional.
· Soporte técnico en instalación. Ayuda en problemas.
· Personal especializado. Tiempo de atención. Comunicación rápida.
· Servicios de capacitación: cursos, material, expositor, costos.
· Cartera de clientes de software iguales al adquirido.
· Documentación: Facilidad de uso.
3. COSTOS
Se considerará lo siguiente:
· Condición de pago.
· Inclusión de entrenamiento.
· Costos de mantenimiento.
B. Criterios de selección de hardware
1. EQUIPOS
· La configuración de estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.
· Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos).
· Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
· Tiempo de garantía.
· Tecnología de "punta" (Alta).
2. PROVEEDOR
Debe tener las siguientes características:
· Reconocido prestígio local.
· Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos, tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
· Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
· Tiempo de entrega oportuno.
3. PRECIOS
Se debe tener presente, lo siguiente:
· Condiciones de pago.
· Detallado por componentes de la configuración.
· Descuentos por volumen.
· FOB local.
· Costo de mantenimiento.
SELECCIÓN HARDWARE
Para la adquisición de un equipo debemos tener en cuenta las siguientes características:
· Tamaño de la memoria principal (interna).
· Velocidad en el ciclo de procesamiento (en Mhz).
· Número de canales o puertos.
· Características del Terminal (monitor, a color).
· Tipos y números de memoria secundaria.
· Apoyo de SW o utilitarios que pueda proporcionar el proveedor.
Adquisición de Software y Hardware.
Software El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos:
o Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.
o Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
o Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de nomina, sistema de Contabilidad, sistemas de Inventarios, etc.
o Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.
Hardware La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias.
Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y modems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
Consideraciones generales para la Adquisición de Software y Hardware.
Para realizar cualquier adquisición de Software o Hardware, se deberán considerar los siguientes puntos:
· Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al Centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad especifica.
Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.
· Evaluación de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.
· Financiamiento. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de Centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.
· Negociación de Contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.
Permisos y Licencias.
El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.
El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:
· Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".
· Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.
· El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
· Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.
· Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
· El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
· Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
· El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
· Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.
· La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".
· Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
· Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.
· El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.
Derechos de autor y licencia de uso de software.
El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible.
Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.
El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:
· Realizar copias o reproducciones de las obras.
· Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
· Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.
· Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
· Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.
Administración de Centros de Cómputo
La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas.
Las personas realizan funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
· La administración se aplica en todo tipo de corporación.
· Es aplicable a los administradores en todos los niveles de corporación.
· La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia.
Proceso Administrativo: El proceso administrativo se define como el proceso metodológico que implica una serie de actividades que llevará a una mejor consecución de los objetivos, en un periodo más corto y con una mayor productividad.
El proceso administrativo se dice que es tridimensional, porque sus elementos son aplicables a todas las funciones del organismo en todos sus niveles:
· Planeación.
· Organización.
· Dirección y control.
Planeación.Algunas definiciones de la planeación como parte de su significado pueden ser:
· Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la organización con base en la técnica, así como el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades.
· Es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.
· "Hacer que ocurran cosas que de otro modo no habrían ocurrido". Esto equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.
· Determinación racional de adónde queremos ir y cómo llegar allá.
Objetivo de un Centro de computo.
La computadora como herramienta de solución para problemas de cálculo de operaciones, investigación de procesos, enseñanza, etc. establece las bases para determinar el objetivo de un Centro de computo, como es el de prestar servicios a diferentes áreas de una organización ya sea dentro de la misma empresa, o bien fuera de ella, tales como: producción, control de operaciones, captura de datos, programación, dibujo, biblioteca, etc.
Los diversos servicios que puede prestar un Centro de cómputo, pueden dividirse en departamentos a áreas específicas de trabajo.
Niveles de Planeación.
La planeación considerada como uno de los principales elementos del proceso administrativo, es de fundamental importancia dentro de la estructuración de un Centro de computo; como tal considera los siguientes niveles:
· Planeación Estratégica.
· Planeación de Recursos.
· Planeación Operativa.
· Planeación de Personal.
· Planeación de Instalaciones Físicas.
En realidad estos niveles responden a las siguientes interrogantes básicas, ¿Que?, ¿Quien?, ¿Donde?, ¿Cuando? ¿Como? y ¿Porqué?.
· Planeación Estratégica. Se refiere a las estrategias a seguir en la construcción del centro de Cómputo. ¿Porqué construirlo?. Cuando se responde a este cuestionamiento, pueden inferirse los caminos a seguir para la construcción del mismo.
· Planeación de Recursos. Dentro de este ámbito deben considerarse los recursos económicos que va a requerir la construcción del centro de Cómputo. ¿Cuanto dinero se va a ocupar?.
· Planeación Operativa. Consiste en realizar un detallado análisis de necesidades de la empresa y definir en base a estas necesidades una plataforma tecnológica con una infraestructura en hardware, software, personal operativo, etc. que soporte las operaciones de la empresa y se utilice como el medio de procesamiento de información. Responde a la preguntas: ¿Como va a funcionar el Centro de Cómputo?, ¿Que Software será necesario?, ¿Que Hardware se requerirá?, ¿Que servicios va a prestar?, etc.
· Planeación de Personal. ¿Quienes van a operar al Centro de Cómputo?, ¿Cuales serán sus funciones?, ¿Que cantidad de personal será necesaria?, etc.
· Planeación de Instalaciones Físicas. Depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Se tiene en cuenta las siguientes preguntas: ¿En donde estará ubicado en Centro de Cómputo?, ¿Cuantas secciones será necesario construir?, ¿En donde se colocará el Centro de carga?, ¿En donde serán ubicados los servidores o la macrocomputadora?, ¿Que condiciones de ventilación serán necesarias?, etc.
Organización de un Centro de Computo
Forma de Operar un Centro de cómputo.
Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) o Centro de cómputo, es el conjunto de recursos físico, lógicos, y humanos necesarios para la organización, realización y control de las actividades informáticas de una empresa.Las principales funciones que se requieren para operar un Centro de Cómputo son las siguientes:
· Operar el sistema de computación central y mantener el sistema disponible para los usuarios.
· Ejecutar los procesos asignados conforme a los programas de producción y calendarios preestablecidos, dejando el registro correspondiente en las solicitudes de proceso.
· Revisar los resultados de los procesos e incorporar acciones correctivas conforme a instrucciones de su superior inmediato.
· Realizar las copias de respaldo (back-up) de la información y procesos de cómputo que se realizan en la Dirección, conforme a parámetros preestablecidos.
· Marcar y/o señalizar los productos de los procesos ejecutados.
· Llevar registros de fallas, problemas, soluciones, acciones desarrolladas, respaldos, recuperaciones y trabajos realizados.
· Velar porque el sistema computarizado se mantenga funcionando apropiadamente y estar vigilante para detectar y corregir fallas en el mismo.
· Realizar labores de mantenimiento y limpieza de los equipos del Centro de cómputo.
· Aplicar en forma estricta las normas de seguridad y control establecidas.
· Mantener informado al jefe inmediato sobre el funcionamiento del Centro de cómputo.
· Cumplir con las normas, reglamentos y procedimientos establecidos por la Dirección para el desarrollo de las funciones asignadas.
Principales Departamentos de un Centro de Cómputo
Dentro de una empresa, el Centro de Proceso de Datos ó Centro de Cómputo cumple diversas funciones que justifican los puestos de trabajo establecidos que existen en él, las cuales se engloban a través de los siguientes departamentos:
· Explotación de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc.
· Soporte técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.
· Gestión y administración del propio Centro de Procesamiento de Datos. Las funciones de gestión y administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos.
Departamento o Área de Operación.
Esta área se encarga de brindar los servicios requeridos para el proceso de datos, como son el preparar los datos y suministros necesarios para la sala de cómputo, manejar los equipos periféricos y vigilar que los elementos del sistema funcionen adecuadamente.
En esencia el personal del área operativa se encarga de alimentar datos a la computadora, operar el "hardware" necesario y obtener la información resultante del proceso de datos.
Operadores.
· Los operadores de computadoras preparan y limpian todo el equipo que se utiliza en el proceso de datos, mantienen y vigilan las bitácoras e informes de la computadora, montan y desmontan discos y cintas durante los procesos y colocan las formas continuas para la impresión.
· También documentan las actividades diarias, los suministros empleados y cualquier condición anormal que se presente.
· El papel de los operadores es muy importante debido a la gran responsabilidad de operar la unidad central de proceso y el equipo periférico asociado en el Centro de cómputo.
· Un operador de computadoras requiere de conocimientos técnicos para los que existen programas de dos años de capacitación teórica, pero la práctica y la experiencia es generalmente lo que necesita para ocupar el puesto.
Departamento o Área de Producción y Control.
Tanto la Producción como el Control de Calidad de la misma, son parte de las funciones de este Departamento.
Funciones.
· Construir soluciones integrales (aplicaciones) a las necesidades de información de los usuarios.
· Usar las técnicas de construcción de sistemas de información orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfacción plena del usuario.
· Construir equipos de trabajo con la participación del usuario y del personal técnico de acuerdo a metodologías establecidas.
· Mantener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a través de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrónico, mensajes relámpagos o flash.
· Mantener programas de capacitación para el personal técnico y usuarios.
Departamento o Área de Análisis de Sistemas.
Los analistas tienen la función de establecer un flujo de información eficiente a través de toda la organización.
Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposición de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas. La realización de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la complejidad del problema.
Los proyectos típicos de sistemas pueden implicar el diseño de reportes, la evaluación de los trabajos efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisión de cambios de equipo la preparación de presupuesto en el área de cómputo.
Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y básicamente los requisitos para estos son: educación profesional formal y experiencia practica, esta última solo se logra después de haber trabajado en el área de programación. Existen diferentes títulos de analistas: Analista Junior, Aprendiz de Sistemas y Analista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educación. A su vez estos pueden tener todavía más clasificaciones dependiendo del tamaño de la organización, o bien puede haber analistas programadores que realizan tanto la función de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. Además los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por analistas líder o jefes de análisis.
Departamento o Área de Programación.
El grupo de programación es el que se encarga de elaborar los programas que se ejecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se ejecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras.Así como los analistas, los programadores pueden clasificarse en: "Programadores junior" o "Aprendices de Programación" que son personas recién graduadas, personal de operación que demuestra interés en la programación o graduados de escuelas técnicas de computación, "Programadores Senior" son los que ya tienen varios años de experiencia en proyectos grandes.
Es frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un programador principal o líder de programación que dirija el trabajo de cada grupo además de establecer y reportar el trabajo del grupo.Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hardware para poder optimizar la utilización del equipo. Su función es extremadamente técnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el complejo software del sistema operativo.
Departamento o Área de Implementación.
Esta área es la encargada de implantar nuevas aplicaciones garantizando tanto su calidad como su adecuación a las necesidades de los usuarios.Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
· Coordinar con las áreas de sistemas y usuarios la implantación de las aplicaciones.
· Diseñar los planes de calidad de las aplicaciones y garantizar su cumplimiento.
· Validar los nuevos procedimientos y políticas a seguir por las implementaciones de los proyectos liberados.
· Probar los productos y servicios a implementar antes de ser liberados al usuario final.
· Elaborar conjuntamente con el área de Programación o Desarrollo, los planes de capacitación de los nuevos usuarios.
· Coordinar la presentación de las nuevas aplicaciones a los usuarios.
· Supervisar el cumplimiento de los sistemas con la normatividad establecida.
Departamento o Área de Soporte Técnico.
Área responsable de la gestión del hardware y del software dentro de las instalaciones del Centro de Cómputo, entendiendo por gestión: estrategia, planificación, instalación y mantenimiento.
Algunas funciones principales generales que realiza esta área son:
· Planificar la modificación e instalación de nuevo software y hardware.
· Evaluar los nuevos paquetes de software y nuevos productos de hardware.
· Dar el soporte técnico necesario para el desarrollo de nuevos proyectos, evaluando el impacto de los nuevos proyectos en el sistema instalado.
· Asegurar la disponibilidad del sistema, y la coordinación necesaria para la resolución de los problemas técnicos en su área.
· Realizar la coordinación con los técnicos del proveedor con el fin de resolver los problemas técnicos y garantizar la instalación de los productos.
· Proponer las notas técnicas y recomendaciones para el uso óptimo de los sistemas instalados.
· Participar en el diseño de la Arquitectura de Sistemas.
Estructura Organizativa de los Servicios de Cómputo
1. Nivel Jerárquico de la función de informática en una organización
Se indica la jerarquía de acciones que se dan en un centro de información:
1.1. Reporte a Gerencia General Nivel 1
Reportes sobre resultados finales, totales, avances porcentuales, resúmenes ejecutivos.
1.2. Reporte a Gerencia de Nivel 2
Se reporta la siguiente información:
1. Alternativas: Administración.
2. Administración y Finanzas.
3. Servicios Corporativos: Informática.
4. Finanzas.
5. Compras.
6. Contabilidad.
1.3. Consideraciones de Reporte a Gerencia General
1. La Gerencia General, interesada en el desarrollo informático relacionado con la organización, participa en la dirección sobre planes informáticos. Impulsa el uso de la informática a la Gerencia de nivel 2.
2. El Gerente de Informática, con gran capacidad ejecutiva y personal muy confiable, brinda resultados, ayuda al desarrollo de la organización.
3. La actividad de la información orientada al desarrollo de nuevos servicios, el crecimiento de la empresa o institución requiere apoyo intenso de informática.
1.4 Consideraciones de Reporte a Gerencia de Nivel 2
1. El desarrollo de informática en el negocio/institución se encuentra bien establecido, basado en planes de sistemas aprobados corporativamente.
2. La gerencia de nivel 2 con manejo de servicios corporativos con gran coordinación y apoyo de informática.
3. El nivel de Gerencia General orientado al desarrollo de nuevos negocios/planes de expansión.
1.5. Otras consideraciones generales
1. La denominación de Gerencia / Subgerencia / Departamento / Dirección / Sección / Unidad, esta basada en la política organizativa de la empresa o institución. Pero se recomienda usar denominaciones estandarizadas o de uso frecuente.
2. Los niveles jerárquicos y de dependencia están basados en: Dimensión de la empresa/ institución, estructura organizativa, nivel de desarrollo informático, desarrollo centralizado/ descentralizado.
2. Alternativas de Estructuras de Organización a Nivel Ejecutivo
A1. GERENCIA-SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
A2. GERENCIA-SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
A3. GERENCIA - SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO / SECCION
GERENCIA / SUBGERENCIA / DEPARTAMENTO
3. Alternativas de estructuras de organización a nivel operativo y técnico en desarrollo de sistemas
DESARROLLO DE SISTEMAS - EQUIPOS DE TRABAJO
Formados por:
Funciones y Responsabilidades del Personal Ejecutivo, Técnico Y Administrativo
Personal Ejecutivo (ó Directivo)
Gerente
1. Se encarga del planeamiento
2. Plan Informático para las diferentes actividades de la Organización.
3. Establecer políticas informáticas
4. Establecer el estilo de dirección y liderazgo.
5. Dirección por objetivos establecidos.
6. Comunicación interna y externa.
7. Evaluación de resultados.
8. Seguimiento a planes y programas.
9. Toma de decisiones correctivas.
10. Índices de gestión.
Jefe de Departamento
1. Participación en el planeamiento Estratégico de la Organización.
2. Políticas de uso de la informática
3. Desarrollo y uso de sistemas.
4. Equipamientos.
5. Software Básico / Aplicaciones acorde al desarrollo del plan de Informática.
6. Dinámica y armonía en los diferentes servicios.
7. Facilitados de información de equipos de trabajo en apoyo a los proyectos informáticos.
8. Supervisar al personal para lograr los objetivos de los diferentes servicios.
9. Evaluar el desempeño del personal ejecutivo, técnico y administrativo.
10. Desarrollar programas de capacitación para el personal.
11. Seleccionar al personal ejecutivo, técnico y administrativo.
12. Establecer políticas salariales acorde al nivel de exigencia y al mercado.
13. Desarrollo de estándares de las actividades informáticas.
14. Normas y procedimientos.
Personal Técnico
El personal técnico puede participar en la elaboración del plan de informática de la organización, a través de sugerencias, otros.
Jefe de Proyectos
Ejecuta el Plan de Desarrollo de Sistemas
Analista de Sistemas
1. Formar y participar en equipos de trabajo con usuarios y personal de sistemas de apoyo a los sistemas de información, desarrollo y mantenimiento.
2. Elaborar y mantener estándares para el Análisis, Diseño, Programación, Implementación y pruebas de sistemas.
3. Establecer e implementar programas de capacitación a usuarios de informática.
4. Evaluar y recomendar software y hardware orientado a la solución de las necesidades de los usuarios.
5. Elaborar estudios de factibilidad sobre sistemas de información.
6. Desarrollar las funciones de análisis, diseño, implementación y pruebas de sistemas.
7. Elaborar guías de operación de sistemas para los usuarios de sistemas.
8. Establecer niveles de seguridad de acceso a la información y proceso por parte de los usuarios.
Programador
1. Construir programas basado en estándares de codificación, uso de lenguajes y de organización de los datos.
2. Documentar los trabajos de programación.
3. Cumplir el programa (PLA) de pruebas de programas.
4. Participar en reuniones de trabajo de comunicación y seguimiento de los proyectos.
5. Participar en los programas de capacitación.
6. Cumplir con las normas, procedimientos, soporte de equipos, programas de administración de personal.
Supervisor de Proceso de Datos
1. Coordina con otros supervisores de ingreso de datos y Control de Calidad.
2. Elabora los turnos de personal en apoyo a la operación de sistemas en batch y en línea.
3. Elabora el presupuesto de materiales/insumos requeridos en la ejecución de los cronogramas de trabajo.
4. Supervisa y controla el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de la instalación.
5. Mantiene actualizadas las guías de operación de sistemas y equipos de la instalación.
6. Ejecuta programas de contingencias / planes de emergencia.
7. Planificar programas de capacitación en el uso de software de operación de equipos.
Supervisor de Control de Calidad
1. Supervisa las actividades de control establecidas en el área de informática, referente a documentos, fuentes y reportes emitidos.
2. Coordina con el Supervisor de Procesamiento de Datos y el Supervisor de Ingreso de Datos sobre las prioridades de control.
Supervisor de Ingreso de Datos
1. Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos.
2. Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida.
3. Planifica y controla el mantenimiento correctivo.
Operador de Teleprocesos
1. Asiste a los usuarios de la red de teleprocesos o red de datos.
2. Coordina y ejecuta los teleprocesos descentralizados.
3. Coordina con soporte técnico.
4. Opera la red de teleprocesos.
Digitador
1. Opera los equipos de entrada de datos.
2. Digita la información que está en los documentos de trabajo.
3. Se orienta en la operatividad, por las guías de usuario.
4. Digitación.
Desarrollo Profesional y Programas de Capacitación
Desarrollo Profesional
El desarrollo profesional del personal varía de acuerdo al nivel y al tipo de servicio, es recomendable contar con un programa de sucesión de ejecutivos y técnicos. Se debe tener presente que el profesional siempre debe asumir retos y es su habilidad y conocimientos, el superarlos.
Formación de programas de sucesión ("Quién remplaza a quién"), designado a la persona, tiempo requerido y acciones a tomarse.
Programas de Capacitación
El entrenamiento permanente del personal es fundamental, tiene que estar basado en el Programa de Sucesión y el Plan de Sistemas.
El programa de sucesión determina que tipo de preparación es necesaria para las personas designadas a cargos de supervisión y dirección.
El plan de sistemas determina que personas deben ser preparadas para el apoyo eficiente a los proyectos, incluye a las áreas usuarias.
El programa de capacitación es elaborado por los jefes de las áreas respectivas, aprobados en Comité de Gerencia del Area de Informática.
El programa de capacitación de las áreas usuarias debe ser aprobado por las Gerencias Usuarias, Direcciones Usuarias ó Departamentos Usuarias.
Se debe designar responsable de la coordinación y ejecución del Programa de Capacitación. Estas deben ser periódicas y permanentes.
Las capacitaciones se pueden realizar dentro de la institución, como fuera de ellas, en centros especializados de enseñanza, llámense institutos, universidades, escuelas de formación técnica, otros.
Adquisición de Software y Hardware.
A. Criterios de selección de software
1. SOFTWARE : Conjunto de programas o listas de instrucciones codificadas los cuales le permiten a la computadora realizar una o varias funciones.
Varía de acuerdo al nivel:
- Básico :
· Sistema Operativo (Seleccionar por el Standard Mundial).
- Soporte:
· Base de datos (Seleccionar el Standard Mundial).
2. PROVEEDOR
Las características que debe tener el proveedor de informática son:
· Reconocido prestigio mundial y nacional.
· Soporte técnico en instalación. Ayuda en problemas.
· Personal especializado. Tiempo de atención. Comunicación rápida.
· Servicios de capacitación: cursos, material, expositor, costos.
· Cartera de clientes de software iguales al adquirido.
· Documentación: Facilidad de uso.
3. COSTOS
Se considerará lo siguiente:
· Condición de pago.
· Inclusión de entrenamiento.
· Costos de mantenimiento.
B. Criterios de selección de hardware
1. EQUIPOS
· La configuración de estar acorde a las necesidades de la carga del procesamiento de datos.
· Debe tener una capacidad de crecimiento vertical (en el mismo equipo), horizontal (con otros equipos).
· Fabricante de calidad (muy bueno), reconocido prestigio mundial.
· Tiempo de garantía.
· Tecnología de "punta" (Alta).
2. PROVEEDOR
Debe tener las siguientes características:
· Reconocido prestígio local.
· Soporte de mantenimiento: personal especializado, stock de repuestos, tiempo de atención, local apropiado, comunicación rápida.
· Cartera de clientes con equipos equivalentes a los adquiridos.
· Tiempo de entrega oportuno.
3. PRECIOS
Se debe tener presente, lo siguiente:
· Condiciones de pago.
· Detallado por componentes de la configuración.
· Descuentos por volumen.
· FOB local.
· Costo de mantenimiento.
SELECCIÓN HARDWARE
Para la adquisición de un equipo debemos tener en cuenta las siguientes características:
· Tamaño de la memoria principal (interna).
· Velocidad en el ciclo de procesamiento (en Mhz).
· Número de canales o puertos.
· Características del Terminal (monitor, a color).
· Tipos y números de memoria secundaria.
· Apoyo de SW o utilitarios que pueda proporcionar el proveedor.
Adquisición de Software y Hardware.
Software El software para Computadores se puede clasificar en los siguientes tipos:
o Sistema operacional: Es el conjunto de programas que controla las actividades operativas de cada Computadora y de la Red.
o Paquete de Usuario Final: Mediante los cuales el usuario de un manera sencilla elabora sus procesos, por ejemplo, hojas de calculo, manejadores de bases de datos, procesadores de palabras, etc.
o Paquete de Sistemas Aplicativos: En los que a diferencia de los anteriores, el usuario es simplemente quien los usa. La programación y el desarrollo es compleja, realizada por el Departamento de Sistemas o adquiridos a proveedores externos, por ejemplo, sistema de nomina, sistema de Contabilidad, sistemas de Inventarios, etc.
o Software Autorizado: Se considera como Software autorizado, tanto los sistemas operacionales como aquellos paquetes de usuario final y de sistemas aplicativos, que el departamento de sistemas ha instalado, previo visto bueno para su adquisición y con la Autorización legal del proveedor para su uso.
Hardware La selección del modelo y capacidades del hardware requerido por determinada dependencia, debe ir de acuerdo con el plan estratégico de sistemas y sustentado por un estudio elaborado por el departamento de sistemas, en el cual se enfatizan las características y volumen de información que ameritan sistematización y diferencian los tipos de equipos que se adjudican a las diversas áreas usuarias.
Todo estudio determina una configuración mínima para el Computador y los aditamentos o dispositivos electrónicos anexos como unidades externas, impresoras, tarjetas y modems para comunicaciones, elementos para backups en cintas magnéticas, etc.; de acuerdo con las necesidades del usuario, así como una evaluación del costo aproximado de la inversión.
Consideraciones generales para la Adquisición de Software y Hardware.
Para realizar cualquier adquisición de Software o Hardware, se deberán considerar los siguientes puntos:
· Solicitud de propuesta. Todo sistema se origina en base a una solicitud que hace el usuario al Centro de cómputo, intentando satisfacer una necesidad especifica.
Los parámetros sobre los cuales debe medirse dicha solicitud son los objetivos y las políticas, los cuales debe fijar el usuario, aunque puede ser que el departamento de análisis le brinde ayuda en su clarificación. Ambos parámetros deben quedar establecidos por escrito.
· Evaluación de propuesta. Previamente debe llevarse a cabo una investigación con el propósito de establecer con seguridad el tipo de Software y Hardware requerido para su implementación, posteriormente se integra toda la información obtenida de dicha investigación y así poder establecer la operatividad de los sistemas a adquirirse.
· Financiamiento. Las fuentes de financiamiento pueden ser principalmente instituciones bancarias a través de créditos. Para el caso de Centros de cómputo destinados a la educación pública no existen fuentes de financiamiento, a menos que la institución educativa cuente con un área destinada a la producción de software para empresas privadas, entonces la misma empresa puede ser el origen del financiamiento.
· Negociación de Contrato. La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.
Permisos y Licencias.
El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como PIRATA y una violación a los derechos de autor.
El uso de Hardware y de Software autorizado esta regulado por las siguientes normas:
· Toda dependencia podrá utilizar UNICAMENTE el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".
· Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.
· El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.
· Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.
· Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evaluativo.
· El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.
· Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.
· El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.
· Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones serán realizadas por la dependencia respectiva.
· La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizada por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de Entrega de Equipos y/o Software".
· Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.
· Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a numero de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.
· El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.
Derechos de autor y licencia de uso de software.
El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible.
Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.
El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:
· Realizar copias o reproducciones de las obras.
· Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
· Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.
· Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.
· Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.
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